Engasjement i møter skapes gjennom at deltagerne føler eierskap til de temaene som tas opp. Eierskap skapes gjennom å få tilstrekkelig innsikt i de enkelte sakene. Her er fire enkle grep som vil gi deg mer engasjerte møtedeltagere.

Lede eller fasilitere møtet?

Eierskapet til enkeltsaker gjøres ved at man ikke bare leder møtet, men også klarer å fasilitere det. Å fasilitere betyr å «gjøre noe lettere» eller «mindre vanskelig». Kort fortalt kan vi si at dette gjøres ved å åpne opp for alle deltagernes perspektiver, og gjennom bruk av sortering- og drøftingsmetoder sammen konkludere. Dette tar ofte mer tid enn å lede et møte på en tradisjonell måte, og slik sett er det ikke å «gjøre noe lettere», men effekten på sikt er merkbar gjennom økt delaktighet og løsninger som skaper bedre resultater i etterkant.

Å lede en sak er fornuftig når noe er nytt, fasilitering fungerer dårlig i slike sammenhenger. Som møteleder vet du ofte mer om temaet enn de andre, og det er derfor naturlig at du setter deltagerne inn i saksforholdene. Fasilitering fungerer godt når alle er kjent med den aktuelle saken. Gjennom fasiliteringsmetoder skapes eierskap ettersom deltagerne i større grad blir delaktig i å skape resultatene.

Modellen nedenfor kan benyttes som en indikator på når enkeltsaker skal ledes eller fasiliteres.

La deltagerne være spesialister

Som møteleder skal du styre slik at alle blir hørt og at dere holder dere tilstrekkelig til temaet. Det betyr ikke at du må lede alle saker gjennom hele møtet. Overlat forberedelsene og selve fremleggingen av noen enkeltsaker til en eller flere av deltagerne. Dette sikrer i alle fall at den eller de som legger frem føler eierskap til disse temaene. Saksfremleggerne må gjerne også komme med forslag til vedtak.

Det at ikke samme person legger frem saker gjør at det blir mere variasjon i møtet. Ved at andre legger frem enkeltsaker kan du som møteleder få anledning til å se enkeltsakene fra en annen synsvinkel. Kanskje du plukker opp noen tips gjennom å se hvordan andre gjør sine fremlegg?

Når skal alle bidra?

I de fleste saker kan man akseptere at «de som tier samtykker». I spesielt viktige saker hvor det er avgjørende at alle drar i samme retning i etterkant, må du få alle på banen. Du er kanskje kjent med at man tar en «runde rundt bordet» for å høre alles mening. Denne metoden har sine svakheter. Den ene svakheten er at de som er sist på runden bruker sin energi på å tenke på hva de skal si, og derfor ikke lytter på de som prater før. Den andre svakheten er at det er vanskelig å starte å si noe dersom man ikke er helt trygg på temaet.

Her er to fasiliteringsgrep du kan gjøre istedenfor «runden rundt bordet»:

• La de som vil prate først slippe til først, men spør alle etter hvert. På denne måten vil de som er trygge omkring temaet prate først, og gi de som ikke er så trygge et tydeligere bilde av saken.
• Individuelt og så parvis, før dere sier noe i plenum. I denne metoden tenker den enkelte hver for seg først, for så å legge frem hva de tenker ovenfor en annen person. På denne måten får du kryssjekket om du har forstått temaet riktig, og du får en annens perspektiv før du selv sier noe i plenum. Ved bruk av denne metoden vil jeg anbefaler at du som møteleder ikke tar runden rundt brodet, men at du spør alle, en og en, i tilfeldig rekkefølge.
  

Tenk høyt og gjør det selv!

I enkelte saker ønsker du som møteleder at deltagerne bidrar med idéer for å skape nye løsninger. Høyttenkning, som slike prosesser krever, er vrient for enkelte. I slike situasjoner er mange redde for å tape ansikt og dumme seg ut. Din oppgave som møteleder blir å gå foran som et «godt» eksempel. Dette gjør du ved å ikke bare si at du ønsker høyttenkning, men å selv gjøre det. Det mest effektive du kan gjøre er å komme med en idé eller to som kanskje ikke er så gode slik at du viser at det er rom for å «hive ut hva som helst».

Du bør også rose bidragene som kommer. Det går for eksempel an å si at det er «slike typer innspill du ønsker», selv om ikke innholdet i det som ble sagt var like verdifullt.

Så da er det bare å prøve disse møtetipsene selv. Gi meg gjerne tilbakemelding, via kommentarfeltet eller epost, hvordan møteledelsesgrepene fungerer for deg.

Godt møte!

Ønsker du å lære mer om gode møter? Ta en titt på dette e-kurset Produktive møter

Gode kilder om fasilitering:
–  Anerkendende procesøvelser.(Bjerring) Danske bok som har «alt», teori og praktiske tips.
– Game Storming. (Gray, Brown og Macanufo) Engelsk bok som også har det meste.

Mer om møteledelse:
Enda et møte! What´s in it for me?
Er dere en lærende organisasjon? Bruk møtene til å lære mer. (5:6)
Hvordan møter blir til handling. 4 enkle triks. (4:6)
4 grep som skaper engasjement og eierskap i møter (3:6)
Hvordan forberede så møter blir produktive?(2:6)
Produktive møter (1:6)