Har du hatt møter hvor det dere blir enig om ikke blir fulgt opp i etterkant? Av og til er dette på grunn av arbeidspress, men ofte er dette på grunn av manglende møteledelse. Her kommer fire enkle tips som gjør at det dere blir enig om faktisk blir gjennomført.

Oppsummer møter skriftlig.
Dette vil mange oppleve som selvsagt. Men hva med de mer uformelle møtene? Hvordan praksis har dere i disse sammenhengene. Dersom det ikke er naturlig å ha en saksliste til møtet, kan du allikevel sende en mail i etterkant til deltagerne hvor du sier hvordan du oppfattet at oppgavene skal løses. Be de som mottar mailen si i fra dersom de har oppfattet det annerledes. Slike mailer fungerer godt som uformelle skriftlige referater. Min erfaring er at din ekstra innsats kun blir oppfattet som et positivt bidrag.

Adresser ansvaret tydelig.
Skriv hvem som skal gjøre hva. Ikke skriv at den avdelingen eller de personene skal følge opp. Ha et navn for oppgave som skal løses. Ved å gi flere ansvaret risikerer du ansvarspulverisering ved at alle «tror» at andre er på saken. Dersom det skal løses store oppgaver så del de opp slik at det er naturlig å kun sette en persons navn på hver oppgave. Jo tydeligere oppgaven er definert, desto større er sjansen for at den blir gjennomført på en god måte.

Fremhev verdien av at oppgaven blir gjort.
Å løse en pålagt oppgave er ikke nødvendigvis motiverende. Derfor er det viktig at dere fremhever verdien av at den enkelte oppgave blir løst. Hvilke muligheter åpner seg etter at oppgaven er løst? Er oppgaven et steg på veien mot et større mål? Hvem andre har glede av at oppgaven blir løst? Hovedpoenget er å få frem at de fleste oppgaver er en del av en større og viktigere sammenheng, selv om enkeltoppgaver umiddelbart kan virke lite betydningsfulle.

Gi ros til de som følger opp.
Rutinearbeid blir ofte ikke sett. En regnskapsmedarbeider levere regnskapet på rett tid, som avtalt. Det er viktig å se og rose også når slikt arbeid blir gjort. På denne måten sier du indirekte til alle at det å levere på tidsfrister er noe som blir verdsatt høyt. Det er dessverre ofte slik at de som skaper noe nytt og kreativt får oppmerksomhet og ros, mens de som leverer faste oppgaver i organisasjonsmaskineriet blir glemt. Som i forrige punkt kan man fremheve hva oppgaveløsningen har å si for den større sammenhengen, eller man kan gi ros for hvordan oppgavene blir løst.
Dette er enkel psykologi. Når viktigheten av rutineoppgaver også blir lagt merke til, blir leveransene generelt enda mer punktlig. Hvor flink er du til å se alles arbeid?

Ønsker du å lære mer om gode møter? Ta en titt på dette e-kurset Produktive møter

Andre innlegg om møteledelse:
4 grep som skaper engasjement og eierskap i møter (3:6)
Hvordan forberede så møter blir produktive?(2:6)
Produktive møter (1:6)