I en travel hverdag er det vanskelig å se hva som er viktigere enn det som haster. At andre venter på at du skal gjøre noe ferdig, for at de selv skal få jobbet videre, gjør at hastesaker ofte får høyeste prioritet. Men er det alltid slik at det som haster er det vi skal prioritere?

Det som haster prater alltid med utestemme. Derimot når noe er viktig, kan stemmen være både mild og mindre insisterende. Derfor forsvinner ofte det viktige på bekostning av det som haster.

Her og nå kan det kjennes riktig å gjøre unna det som haster, men på sikt vil det viktige arbeidet være det som gir resultater.

Hvordan prioritere riktig?

Så hvordan finner du ut av prioriteringene?
En god og velprøvd metode, som jeg selv bruker hver dag, er «the Eisenhower Matrix».

Om den amerikanske presidenten Dwight D. Eisenhower faktisk var mannen bak denne matrisen er uklart. Han skal iallfall ha vært en tidseffektiv fyr, og er kjent for sitatet:

“The most urgent decisions are rarely the most important ones”

Hovedtanken med matrisen er å prioritere oppgaver ut fra et enkelt sett med kriterier før du setter i gang. Her er en kort video hvor jeg prioriterer ved hjelp av matrisen:

Metoden starter ved at du stiller deg selv følgende to spørsmål:

1. – Er oppgaven viktig?

2. – Haster det å få gjort den?

Du vil da få fire type svar:

1. Oppgaven er lite viktig og haster ikke
2. Oppgaven er lite viktig og haster
3. Oppgaven er viktig og haster ikke
4. Oppgaven er viktig og haster

NB! Finn en klar definisjon på hva du mener er en hasteoppgave. For min egen del har jeg landet på at det må gjøres i løpet av dagen.

Oppgavene kan du så skrive inn på et ark/dokument som har et 2×2 rutematrise.

	Haster ikke	Haster
Viktig
Mindre viktig

Start dagen med å prioritere

For å få vurdert oppgavene best mulig, bør du gjøre dette som første ting når arbeidsdagen starter. Dette så du ikke blir forstyrret av noe annet, eller andre, som gjør at du plutselig er i gang med arbeid før du har prioritert oppgaver. Med andre ord, dette må gjøres før første møtet og før du åpner e-posten. Alternativt kan du også lage oppgavematrisen for neste dag før du går fra jobb.

Hvordan jobbe med oppgavene

Viktig/haster-oppgaver prioriteres først og gjøres nå.
Viktige/haster ikke-oppgaver setter du en bestemt dag hvor du skal jobbe med dette. Og da gjerne minst en dag før den hører hjemme i hastekategorien.
Mindre viktig/haster ikke-oppgavene lar du bare ligge, for så å gjøre de senere eller ikke i det hele tatt.
Mindre viktige og haster-oppgavene er ofte vriene å få løst. Her er ofte det beste å delegere til andre eller spørre andre om de kan hjelpe deg med dette.

	Haster ikke	Haster
Viktig	«Bestem hvilken dag du gjør dette»	«Gjør dette nå (i dag)»
Mindre viktig	«Gjør dette senere?»	«Kan du delegere/få hjelp til dette av andre?»

Småoppgaver

Jeg har selv satt inn en ekstra rad i matrisen som heter 10-minutters oppgaver. Her samler jeg opp oppgaver som bare tar 10 minutter. Har jeg 4-5 viktige 10-minutters oppgaver setter jeg av en time til å få de unna, så slipper jeg å bli avbrutt av småoppgaver innimellom arbeidet som krever konsentrasjon. Disse oppgavene er ikke alltid nødvendige å skille på viktighet, dersom du uansett samler de opp og får de unna.

Her er et eksempel på hvordan matrisen ser ut med 10 minutters raden satt inn.

	Haster ikke	Haster
10min	– Godkjenne betalinger i nettbanken	– Mva rapport – Avbestille tannlege
Viktig	– Ferdigstille rapport om …… – Vurdere muligheten for å ……	– Skrive tilbud til Røde Kors – Ringe Anne om morgendagens møte
Mindre viktig	– Sjekke om det er mulig å bytte genseren jeg kjøpte.	– Kjøpe wienerbrød til møtet kl. 12.00

Test matrisen selv

Du kan prøve ut metoden ved å laste ned en matrise nedenfor (skriv gjerne ut i A3 format).

Metoden er superenkel, og jeg kan garantere deg at du vil få gjort unna mye mer av det arbeidet som faktisk teller.

Ha en resultatgivende dag!

Metode for å prioritere med henblikk på gjennomføringsevne
Metode for å prioritere med henblik på risiko