Prosessverktøy

Hvordan prioritere når alt haster?

I en travel hverdag er det vanskelig å se hva som er viktigere enn det som haster. At andre venter på at du skal gjøre noe ferdig, for at de selv skal få jobbet videre, gjør at hastesaker ofte får høyeste prioritet. Men er det alltid slik at det som haster er det vi skal prioritere?

Det som haster prater alltid med utestemme. Derimot når noe er viktig, kan stemmen være både mild og mindre insisterende. Derfor forsvinner ofte det viktige på bekostning av det som haster.

Her og nå kan det kjennes riktig å gjøre unna det som haster, men på sikt vil det viktige arbeidet være det som gir resultater.

Hvordan prioritere riktig?

Så hvordan finner du ut av prioriteringene?
En god og velprøvd metode, som jeg selv bruker hver dag, er «the Eisenhower Matrix».

Om den amerikanske presidenten Dwight D. Eisenhower faktisk var mannen bak denne matrisen er uklart. Han skal iallfall ha vært en tidseffektiv fyr, og er kjent for sitatet:

“The most urgent decisions are rarely the most important ones”

Hovedtanken med matrisen er å prioritere oppgaver ut fra et enkelt sett med kriterier før du setter i gang. Her er en kort video hvor jeg prioriterer ved hjelp av matrisen:

En gjennomgang av hvordan du prioriterer basert på tiden du har til rådighet

Metoden starter ved at du stiller deg selv følgende to spørsmål:

1. – Er oppgaven viktig?

2. – Haster det å få gjort den?

Du vil da få fire type svar:

  1. Oppgaven er lite viktig og haster ikke
  2. Oppgaven er lite viktig og haster
  3. Oppgaven er viktig og haster ikke
  4. Oppgaven er viktig og haster

NB! Finn en klar definisjon på hva du mener er en hasteoppgave. For min egen del har jeg landet på at det må gjøres i løpet av dagen.

Oppgavene kan du så skrive inn på et ark/dokument som har et 2×2 rutematrise.

 Haster ikkeHaster
Viktig        
Mindre viktig 
   
     


Start dagen med å prioritere

For å få vurdert oppgavene best mulig, bør du gjøre dette som første ting når arbeidsdagen starter. Dette så du ikke blir forstyrret av noe annet, eller andre, som gjør at du plutselig er i gang med arbeid før du har prioritert oppgaver. Med andre ord, dette må gjøres før første møtet og før du åpner e-posten. Alternativt kan du også lage oppgavematrisen for neste dag før du går fra jobb.

Hvordan jobbe med oppgavene

Viktig/haster-oppgaver prioriteres først og gjøres nå.
Viktige/haster ikke-oppgaver setter du en bestemt dag hvor du skal jobbe med dette. Og da gjerne minst en dag før den hører hjemme i hastekategorien.
Mindre viktig/haster ikke-oppgavene lar du bare ligge, for så å gjøre de senere eller ikke i det hele tatt.
Mindre viktige og haster-oppgavene er ofte vriene å få løst. Her er ofte det beste å delegere til andre eller spørre andre om de kan hjelpe deg med dette.

 Haster ikkeHaster
Viktig  «Bestem hvilken dag du gjør dette»      «Gjør dette nå (i dag)»
Mindre viktig 
«Gjør dette senere?»

 
   «Kan du delegere/få hjelp til dette av andre?»  

Småoppgaver

Jeg har selv satt inn en ekstra rad i matrisen som heter 10-minutters oppgaver. Her samler jeg opp oppgaver som bare tar 10 minutter. Har jeg 4-5 viktige 10-minutters oppgaver setter jeg av en time til å få de unna, så slipper jeg å bli avbrutt av småoppgaver innimellom arbeidet som krever konsentrasjon. Disse oppgavene er ikke alltid nødvendige å skille på viktighet, dersom du uansett samler de opp og får de unna.

Her er et eksempel på hvordan matrisen ser ut med 10 minutters raden satt inn.

 Haster ikkeHaster
10min– Godkjenne betalinger i nettbanken– Mva rapport
– Avbestille tannlege
Viktig– Ferdigstille rapport om ……
– Vurdere muligheten for å ……    
– Skrive tilbud til Røde Kors
– Ringe Anne om morgendagens møte
Mindre viktig– Sjekke om det er mulig å bytte genseren jeg kjøpte.
   
 – Kjøpe wienerbrød til møtet kl. 12.00    

Test matrisen selv

Du kan prøve ut metoden ved å laste ned en matrise nedenfor (skriv gjerne ut i A3 format).

Metoden er superenkel, og jeg kan garantere deg at du vil få gjort unna mye mer av det arbeidet som faktisk teller.

Ha en resultatgivende dag!

5 problemer med Brainstorming, og hva du skal gjøre istedenfor

Når dere står fast i et gammelt problem, trenger nye løsninger eller idéer, ja da er det lett å gripe til brainstorming. Men visste du at dette kan gjøre vondt verre?

Brainstorming kan være et tveegget sverd. Grunnen til dette er at det skal lite til for at intensjonen om åpen høyttenkning ender med at deltagerne lukker seg, og få nye idéer kommer opp. Her skal vi se på hvilke problemer brainstorming kan skape, og hvordan du med noen grep kan få det til å fungere etter intensjonen igjen.

1. Færre idéer-problemet
Et faktum er at en gruppesamtale skaper færre idéer enn om det samme antallet personer hadde sittet hver for seg og skrevet ned idéer. Dette er lett å glemme, og du tenker kanskje det er idégenererende i seg selv at alle hører hverandres idéer. Å tenke slik er slett ikke feil, men skal idémyldringen være riktig god må arbeidsformene plasseres i riktig rekkefølge.  

Løsning:
Skal det skapes mange idéer bør alle jobbe for seg selv først, for så å presentere dette i gruppen. Da vil den enkelte legge frem det hun eller han faktisk mener er verdt å presentere, og ikke det vedkommende kommer på i farta.


 2. Skummelt-problemet
Du er ikke alene dersom du synes det er vanskelig å ta ordet i et møte. Hvor vanskelige dette oppleves avhenger av hvor stor grad av psykologisk trygghet det finnes i gruppen.
Hvor godt kjenner dere hverandre? Har dere felles mål? Har dere jobbet sammen på denne måten før? Er du teamleder bør du tenke gjennom disse og lignende spørsmål før du velger hvordan dere skal jobbe frem nye idéer og løsninger.

Løsning:
Er du usikker på om gruppen ikke er helt trygge på hverandre kan du få de til å først tenke selv, for så å dele idéene parvis eller i små grupper på tre. Da får deltagerne varmet opp snakketøyet, kryss-sjekket om de forstått alt korrekt og kanskje fått noen innspill på hvordan idéen deres kan bli enda litt bedre før den presenteres for resten av gruppen.

3. Gratispassasjer-problemet
Deltagere i en gruppe kan bli ufrivillig eller frivillig koblet av gruppesamtalene, ved at enkeltpersoner dominerer på bekostning av andre eller at de selv velger å gjemme seg bort i mengden. Dette gjør at vi mister mangfoldet av perspektiver, noe som kanskje er den viktigste grunnen til at vi velger å jobbe sammen om oppgaver.

Løsning:
Begge løsningsforslagene til problem 1 og 2 vil hjelpe for å unngå gratispassasjerproblemet. Men viktigst av alt er å ikke ha for stor gruppe. En gylden regel er at dere ikke bør være et tosifret antall i et gruppearbeid. 7-8 personer er som oftest ideelt for å få nok perspektiver og samtidig forhindre gratispassasjerproblemet.

4. Første idé-problemet
Den første idéen som kommer opp i en idémyldring får ofte for stor oppmerksomhet, og kan være med å forme hvilke typer idéer som kommer deretter. Det er flere grunner til dette. Personen som kommer med den første idéen legger sannsynligvis frem noe som vedkommende har tenkt lenge og grundig på. Derfor blir fremlegget sterkt og overbevisende fordi det er gjennomtenkt. Kanskje det også argumenteres for at denne idéen er god. Noe dere ikke skal begynne med i en idémyldringsfase.
Indirekte kan slike første idéer også bli med å forme hvilke idéer som kommer deretter, ettersom den første idéen i mange tilfeller rammer inn og setter ubevisste begrensninger for videre prat.

Løsning:
Først av alt må den som leder gruppearbeidet være bevisst på at idémyldingsfasen først og fremst skal være nettopp idémyldring. Innspillene bør være korte, mange og varierte. Dette må påpekes ved oppstart av arbeidet, slik at dere ikke begynner å argumentere for idéene. Når idéen som kastes ut er forstått, går dere videre på neste idé. Å sortere og diskutere idéene kommer i neste fase av arbeidet.


5. Lytte-problemet
Når ordet er fritt i en idémyldring vil mange krige om å få ordet for å bli hørt. Andre vil bruke all sin mentale kapasitet på å tenke igjennom hva de skal si, og hvordan, for å være forberedt når de får ordet.  I slike situasjoner oppstår det derfor et lytteproblem, ettersom oppmerksomheten er rettet mot å kjempe om ordet eller å tenke på hva du skal si.

Løsning:
Her bruker vi samme metode som ved færre idéer-problemet. Altså jobbe individuelt først, for så å ta idéene i felleskap. Men i tillegg gir du alle tid til å skrive ned idéene sine på en lapp før de deles i felleskapet. Dersom du som møteleder er tydelig i forkant på at alle skal få snakke, vil krigingen om ordet forsvinne og deltagerne vil lytte ettersom de har skrevet ned det de skal si senere.

Kilde: Dyer et. al (2013). Teambuilding – Proven strategies for improving team performance.