Prosessverktøy

Hva er teamcoaching?

Skulle jeg komme med kun ett tips for å utvikle team, ville det være å be teamet stoppe arbeidet å spørre seg selv «hvordan er det vi jobber sammen? Hva er bra, som vi må fortsette med? Hva er lite produktivt, som vi må slutte å gjøre?»

Dette høres kanskje banalt og selvsagt ut. Men allikevel er jeg ikke i tvil om at dette er effektivt, og at det ikke gjøres ofte nok. Hvor enn jeg er sier ledere at deres organisasjon er en lærende organisasjon. Men når jeg spør direkte om hvordan denne læringen skapes, blir svaret ofte nølende.
En enkel måte å bli en mer lærende organisasjon er å stoppe opp arbeidet og ta et metablikk på hvordan dere jobber. Vi måler ofte resultater, men dessverre tar vi oss sjelden tid til å se på hva som ligger bak resultatene.

Slipe øksa

Teamcoaching er å stoppe opp å stille spørsmål om hvordan vi jobber, hvorfor vi velger å jobbe på denne måten og om det er den beste måten for å skape resultater. Dette kan gjøres av teamlederen, en i teamet eller en ekstern teamcoach.
Akkurat som en tømmerhogger fra tid til annen må slipe øksa, må teamet spørre seg hvordan de kan bli bedre, slik at de ikke jobber videre på en sløv måte. Vi bør derfor ofte slipe teamøksa!

Hva skal vi se etter? Hvilke spørsmål er gode?

Alt som er nytt er vanskelig i starten. Å stille gode spørsmål om teamarbeidet er intet unntak. Men her er noen spørsmål som kan brukes som utgangspunkt.

  1. Er vi et ekte team?
    Vet alle i teamet hvem som er i teamet? Har, eller er det lagt til rette for at, dere kan jobbe sammen over tid? Er det slik at dere er gjensidig avhengig av hverandre for å oppnå resultater sammen?
    Mer om ekte team.  

  2. Er dere et team med kraft og retning?
    Har dere tydelige og attraktive mål å jobbe mot? Har dere en felles oppfatning hva slags resultat dere sammen skal skape? Og hvilken nytte dette vil gi dere eller andre?
    Mer om team med kraft og retning.

  3. Har dere de rette personene i teamet?
    Har teamet de rette kvalifikasjonene til å løse oppgavene? Har dere et bredt nok mangfold i gruppen, slik at nye perspektiver får plass og gruppetenking forhindres?
    Mer om rette personer i teamet.

  4. Har dere strukturer som styrker teamarbeidet?
    Er oppgavene dere skal løse hensiktsmessig å løse i et team? Er teamet stort nok til å skape nok perspektiver og ikke større enn at alle bidrar og er engasjerte? Har dere kjøreregler som gjør at dere er gjensidig forpliktet til å bidra inn i oppgavene?
    Mer om strukturer som styrker teamarbeidet.

  5. Har dere et miljø som fremhever teamarbeid?
    Gis det annerkjennelse til de som hjelper andre og bidrar i teamarbeid, eller ses kun de som fronter egne resultater? Er informasjonsflyten god? Kan dere få hjelp utenfor teamet? Og er det tilstrekkelig med ressurser til å løse oppgavene på en god måte?
    Mer om miljø som fremhever teamarbeid.

Ekstern teamcoach

Det kan være vanskelig å være en del av et team, og samtidig være den som skal stille de kritiske spørsmålene og veilede teamet til bedre arbeid. Å få hjelp av en teamcoach kan derfor være nyttig.

Slik jobber jeg som teamcoach:

  1. Avklarer behov og ønsker.
    Hva er det dere ønsker å oppnå? Hvor ofte løser dere oppgaver sammen? Hvordan løser dere oppgave sammen per nå?
    Dette er noen eksempler vi ser på for å velge en fornuftig vei videre for teamutviklingsarbeidet. Avhengig av hva vi kommer frem til, vil vi ofte gå videre med en eller flere av disse tiltakene:

  2. Teamkartlegging
    De nevnte spørsmålene tidligere i teksten kan være hensiktsmessige å kartlegge. Dette kan synliggjøre hvor teamet er sterkt og på hvilke områder det bør forbedres.
    Til dette arbeidet benytter jeg Team Diagnostic Survey.
    Mer om Team Diagnostic Survey

  3. Preferanseanalyser
    Er personene i teamet nye for hverandre, eller burde dere kjenne hverandres styrker og utfordringer bedre. Da pleier jeg å foreslå å starte med en preferanseanalyse til hver person, som også gir et bilde av preferansene til teamet totalt sett.
    På denne måten blir den enkelte bedre kjent med seg selv, samtidig som de får større innsikt i hvordan de kan verdsette og ha glede av andre i teamet.
    Teamoversikten vil si mye om hva teamet er gode til å være oppmerksomme på, og hvilke typer oppgaver som ofte kan bli glemt eller nedprioritert.
    Til dette arbeidet benytter jeg Insights Discovery, som er et psykometrisk verktøy basert på Carl Jungs psykologi. Jeg har valgt dette verktøyet fordi jeg mener dette er det mest pedagogiske og fordi det kan benyttes på flere måter.
    Mer om Insights Discovery

  4. Coachingsamtaler med deg som leder
    Å ha jevnlige samtaler om hvordan du opplever å lede ditt team er en god investering. Dersom teamet har gjennomført en teamkartlegging eller en preferanseanalyserunde, kan dette være et utgangspunkt for samtalene. Ellers vil disse samtale handle om hvordan du kan utvikle ferdigheter til å coache og lede ditt team på best mulig måte. 

Vil du vite mer?

Ønsker du en samtale om hvordan du kan skape et bedre team? Da kan du booke en prat med meg her, ringe meg på 41930497 eller sende epost til kontakt@teamogledelse.no

Kilder:
Team Diagnostic Survey: https://6teamconditions.com/team-diagnostic-survey/
Insights Discovery: https://www.insights.com/products/insights-discovery/

Hvordan få gjennomført vanskelige beslutninger

Realiteten er at mange beslutninger som tas, ikke blir gjennomført.
Det kan være flere grunner til dette. Ofte er problemet at vi ikke tenker tilstrekkelig igjennom hvordan beslutningen blir mottatt. Vil de som skal utføre jobben prioritere oppgaven?

I organisasjoner hvor mye av arbeidet baseres på frivillighet blir det å skape aksept ekstra viktig. Dette fordi vi her ikke har noe pisk eller gulrot i form av belønning via lønn, eller sanksjoner når jobben ikke gjøres.
I tillegg finnes det mange gangbare og oppfinnsomme unnskyldninger, også i det lønnede arbeidslivet, for å ikke gjennomføre tiltak eller idéer du ikke selv har vært med på å beslutte.

Hvordan prioritere ut fra gjennomføringsevne og vilje?

Her går vi igjennom en enkel metode for hvordan dere vurderer viktigheten av og sannsynligheten for at et tiltak, en beslutning eller idé blir gjennomført.

Metode for å prioritere med henblikk på tid
Metode for å prioritere med henblikk på risiko

Mer om bedre beslutninger:
Hvorfor det vi bestemte ikke ble gjort?
9 uheldige beslutningslogikker
Slik skaper du gode beslutninger i ditt team
Boston Matrix

Hvordan vurdere risiko?

Av og til bør prosjekter og tiltak vurderes med henblikk på mulige negative konsekvenser.
Å minimere risiko er å se på hvor sannsynlig det er for at det som kan gå galt, faktisk kan gjøre det, og samtidig vurdere hva konsekvensen er dersom det går galt. En enkel risikovurdering trenger ikke ta mye tid, og sparer deg for fremtidige problemer.

Hvordan gjøre en risikovurdering?

Her får du en enkel metode for hvordan dere kan vurdere risiko i de tiltakene, idéene eller oppgavene dere ønsker gjennomført.

Enkel risikovurdering

Metode for å prioritere med henblikk på tid
Metode for å prioritere med henblik på gjennomføringsevne

Hvordan prioritere når alt haster?

I en travel hverdag er det vanskelig å se hva som er viktigere enn det som haster. At andre venter på at du skal gjøre noe ferdig, for at de selv skal få jobbet videre, gjør at hastesaker ofte får høyeste prioritet. Men er det alltid slik at det som haster er det vi skal prioritere?

Det som haster prater alltid med utestemme. Derimot når noe er viktig, kan stemmen være både mild og mindre insisterende. Derfor forsvinner ofte det viktige på bekostning av det som haster.

Her og nå kan det kjennes riktig å gjøre unna det som haster, men på sikt vil det viktige arbeidet være det som gir resultater.

Hvordan prioritere riktig?

Så hvordan finner du ut av prioriteringene?
En god og velprøvd metode, som jeg selv bruker hver dag, er «the Eisenhower Matrix».

Om den amerikanske presidenten Dwight D. Eisenhower faktisk var mannen bak denne matrisen er uklart. Han skal iallfall ha vært en tidseffektiv fyr, og er kjent for sitatet:

“The most urgent decisions are rarely the most important ones”

Hovedtanken med matrisen er å prioritere oppgaver ut fra et enkelt sett med kriterier før du setter i gang. Her er en kort video hvor jeg prioriterer ved hjelp av matrisen:

En gjennomgang av hvordan du prioriterer basert på tiden du har til rådighet

Metoden starter ved at du stiller deg selv følgende to spørsmål:

1. – Er oppgaven viktig?

2. – Haster det å få gjort den?

Du vil da få fire type svar:

  1. Oppgaven er lite viktig og haster ikke
  2. Oppgaven er lite viktig og haster
  3. Oppgaven er viktig og haster ikke
  4. Oppgaven er viktig og haster

NB! Finn en klar definisjon på hva du mener er en hasteoppgave. For min egen del har jeg landet på at det må gjøres i løpet av dagen.

Oppgavene kan du så skrive inn på et ark/dokument som har et 2×2 rutematrise.

 Haster ikkeHaster
Viktig        
Mindre viktig 
   		     


Start dagen med å prioritere

For å få vurdert oppgavene best mulig, bør du gjøre dette som første ting når arbeidsdagen starter. Dette så du ikke blir forstyrret av noe annet, eller andre, som gjør at du plutselig er i gang med arbeid før du har prioritert oppgaver. Med andre ord, dette må gjøres før første møtet og før du åpner e-posten. Alternativt kan du også lage oppgavematrisen for neste dag før du går fra jobb.

Hvordan jobbe med oppgavene

Viktig/haster-oppgaver prioriteres først og gjøres nå.
Viktige/haster ikke-oppgaver setter du en bestemt dag hvor du skal jobbe med dette. Og da gjerne minst en dag før den hører hjemme i hastekategorien.
Mindre viktig/haster ikke-oppgavene lar du bare ligge, for så å gjøre de senere eller ikke i det hele tatt.
Mindre viktige og haster-oppgavene er ofte vriene å få løst. Her er ofte det beste å delegere til andre eller spørre andre om de kan hjelpe deg med dette.

 Haster ikkeHaster
Viktig  «Bestem hvilken dag du gjør dette»      «Gjør dette nå (i dag)»
Mindre viktig 
«Gjør dette senere?»

  		   «Kan du delegere/få hjelp til dette av andre?»  

Småoppgaver

Jeg har selv satt inn en ekstra rad i matrisen som heter 10-minutters oppgaver. Her samler jeg opp oppgaver som bare tar 10 minutter. Har jeg 4-5 viktige 10-minutters oppgaver setter jeg av en time til å få de unna, så slipper jeg å bli avbrutt av småoppgaver innimellom arbeidet som krever konsentrasjon. Disse oppgavene er ikke alltid nødvendige å skille på viktighet, dersom du uansett samler de opp og får de unna.

Her er et eksempel på hvordan matrisen ser ut med 10 minutters raden satt inn.

 Haster ikkeHaster
10min– Godkjenne betalinger i nettbanken– Mva rapport
– Avbestille tannlege
Viktig– Ferdigstille rapport om ……
– Vurdere muligheten for å ……    		– Skrive tilbud til Røde Kors
– Ringe Anne om morgendagens møte
Mindre viktig– Sjekke om det er mulig å bytte genseren jeg kjøpte.
   		 – Kjøpe wienerbrød til møtet kl. 12.00    

Test matrisen selv

Du kan prøve ut metoden ved å laste ned en matrise nedenfor (skriv gjerne ut i A3 format).

Eisenhower-Matrix-malLast ned

Metoden er superenkel, og jeg kan garantere deg at du vil få gjort unna mye mer av det arbeidet som faktisk teller.

Ha en resultatgivende dag!

Metode for å prioritere med henblikk på gjennomføringsevne
Metode for å prioritere med henblik på risiko