Prosessledelse

Rette personer til teamet

Vi vet alle at det er lurt å ha personer med forskjellige perspektiver og ferdigheter i et team. Allikevel ender vi ofte opp med grupper som mangler dette mangfoldet. Hvorfor blir det sånn? Hva kan du gjøre for å få et mer spenstig team?

Hva gjør at teamsammensettingen ofte blir feil?

Her er noen elementer som gjør at et team ikke blir så godt som det burde være:

Teamdeltagelse basert på organisasjonskart.
Mange ledere og fagansvarlige blir automatisk plassert i et team eller ledergruppe fordi de leder enheter eller avdelinger. Denne automatikken gjør at det ikke nødvendigvis er de beste folkene som blir med. I forlengelsen av dette blir ofte noen få mennesker med i mange team og ledergrupper, noe som gjør at de har liten tid og overskudd til å bidra inn i arbeidet.  

Helgarderingsprinsippet.
Dette er en lignende variant av forrige punkt. Men i dette tilfelle tenker man at alle som kan være berørt av beslutningen, bør være representert i gruppen.
Å ta upopulære beslutninger i slike grupper blir ofte utfordrende. Dette fordi tanken om at alle skal høres og at det skal være konsensus om beslutninger ofte ligger til grunn i slike grupper.

Alle er med uansett. 
Det er en emosjonell utfordring å kvitte seg med personer som ikke trenger å være med i arbeidet lengre, eller kvitte seg med en som ikke bidrar positivt.
Ofte er det heller ikke klargjort om det kun er hensiktsmessig at noen kun er med i starten av arbeidet eller mot slutten.

– Teamlederen kidnappes av uformelle ledere.I enkelte team kan sterke personligheter ta plass og kontrollere eller sabotere, bevisst og ubevisst, gruppens felles innsats. I slike tilfeller undergraves teamlederens muligheter til å lede arbeidet.
NB! Sterke personligheter er kun et problem når de ikke evner å være gode teamspillere.


Hvordan få teamsammensetningen riktig?

Når du har de rette folkene i teamet ditt er det fordi du har valgt personer som gir deg:

  1. Mangfold.
    Teamet ditt har medlemmer som bringer inn forskjellige perspektiver som er relevante for arbeidet dere skal gjøre.
    Det er verdt å merke seg at mangfold ikke skaper seg selv, ved at dere har en god miks i parametere som kjønn, alder, tilhørighet og etnisitet o.l.
    Mange av disse parameterne kan være til god hjelp. Men de kan også gi et falskt inntrykk av mangfold, og i verste fall kun være politisk korrekthet.
    Husk at det er de interessante perspektivene, som er relevante for å løse oppgaven, dere må få via mangfoldet. 
    Så må du passe på at gruppen ikke blir så stor, på grunn av mangfoldet, at dere blir ineffektive. De fleste studiene viser at grupper med ti eller flere personer begynner å slite med samhandlingen og engasjementet hos deltagerne.
    Jobber dere best i små eller store team?

  2. Ferdigheter.
    Du har valgt personer med relevante ferdigheter til å gjøre en god og effektiv jobb. I tillegg har de teamferdigheter, som gjøre at de samarbeider og få lirket ut de beste idéene og egenskapene i gruppen.
    Vi har ofte en tendens til å plukke folk med den rette formelle kompetansen. Men har disse ikke evnen til å jobbe godt sammen, vil fremdriften utebli.
    Å ha en eller flere med eksepsjonelt gode teamferdigheter kan være det som driver gruppen fremover.

Alex Pentlands forskning omkring høyt presterende team gir et godt bilde av hvilke ferdigheter en person med ekstremt gode teamegenskaper innehar. Pentlands forskerteam har sett på hvordan noen personer, kalt «carismatic connectors», fungerer som katalysatorer for godt teamarbeid. I forskningen fremheves noen nøkkelegenskaper hos de gode teamspillerne.

Eksepsjonelt gode teamarbeidere/Carismatic connectors:

  • Snakker like mye med alle i teamet.
  • Sikrer at alle får en mulighet til å bidra.
  • Lytter mer enn de snakker selv.
  • Er veldig aktive lyttere. Får med seg non-verbale nyanser i kommunikasjonen.
  • Kobler andre teammedlemmer med hverandre.
  • Sprer og deler ideer.
  • Søker etter og utforsker ideer utenfor teamet (uten at det går utover teamarbeidet).

Mer om Pentlands forskning finner du her

Å få personer med fagkunnskap, forskjellige perspektiver og samarbeidsferdigheter med i teamet er gull verdt! Så bruk litt ekstra tid på disse valgene neste gang dere skal sette sammen en gruppe.

Mer om dette temaet:
Hvordan analysere teamets prestasjoner?
Hvordan type team er dere?
Når er vi et team?

Kilder:
Ruth Wageman og Krister Lowe (2019): Designing, launching, and coaching teams.
https://hbr.org/2012/04/the-new-science-of-building-great-teams

5 problemer med Brainstorming, og hva du skal gjøre istedenfor

Når dere står fast i et gammelt problem, trenger nye løsninger eller idéer, ja da er det lett å gripe til brainstorming. Men visste du at dette kan gjøre vondt verre?

Brainstorming kan være et tveegget sverd. Grunnen til dette er at det skal lite til for at intensjonen om åpen høyttenkning ender med at deltagerne lukker seg, og få nye idéer kommer opp. Her skal vi se på hvilke problemer brainstorming kan skape, og hvordan du med noen grep kan få det til å fungere etter intensjonen igjen.

1. Færre idéer-problemet
Et faktum er at en gruppesamtale skaper færre idéer enn om det samme antallet personer hadde sittet hver for seg og skrevet ned idéer. Dette er lett å glemme, og du tenker kanskje det er idégenererende i seg selv at alle hører hverandres idéer. Å tenke slik er slett ikke feil, men skal idémyldringen være riktig god må arbeidsformene plasseres i riktig rekkefølge.  

Løsning:
Skal det skapes mange idéer bør alle jobbe for seg selv først, for så å presentere dette i gruppen. Da vil den enkelte legge frem det hun eller han faktisk mener er verdt å presentere, og ikke det vedkommende kommer på i farta.


 2. Skummelt-problemet
Du er ikke alene dersom du synes det er vanskelig å ta ordet i et møte. Hvor vanskelige dette oppleves avhenger av hvor stor grad av psykologisk trygghet det finnes i gruppen.
Hvor godt kjenner dere hverandre? Har dere felles mål? Har dere jobbet sammen på denne måten før? Er du teamleder bør du tenke gjennom disse og lignende spørsmål før du velger hvordan dere skal jobbe frem nye idéer og løsninger.

Løsning:
Er du usikker på om gruppen ikke er helt trygge på hverandre kan du få de til å først tenke selv, for så å dele idéene parvis eller i små grupper på tre. Da får deltagerne varmet opp snakketøyet, kryss-sjekket om de forstått alt korrekt og kanskje fått noen innspill på hvordan idéen deres kan bli enda litt bedre før den presenteres for resten av gruppen.

3. Gratispassasjer-problemet
Deltagere i en gruppe kan bli ufrivillig eller frivillig koblet av gruppesamtalene, ved at enkeltpersoner dominerer på bekostning av andre eller at de selv velger å gjemme seg bort i mengden. Dette gjør at vi mister mangfoldet av perspektiver, noe som kanskje er den viktigste grunnen til at vi velger å jobbe sammen om oppgaver.

Løsning:
Begge løsningsforslagene til problem 1 og 2 vil hjelpe for å unngå gratispassasjerproblemet. Men viktigst av alt er å ikke ha for stor gruppe. En gylden regel er at dere ikke bør være et tosifret antall i et gruppearbeid. 7-8 personer er som oftest ideelt for å få nok perspektiver og samtidig forhindre gratispassasjerproblemet.

4. Første idé-problemet
Den første idéen som kommer opp i en idémyldring får ofte for stor oppmerksomhet, og kan være med å forme hvilke typer idéer som kommer deretter. Det er flere grunner til dette. Personen som kommer med den første idéen legger sannsynligvis frem noe som vedkommende har tenkt lenge og grundig på. Derfor blir fremlegget sterkt og overbevisende fordi det er gjennomtenkt. Kanskje det også argumenteres for at denne idéen er god. Noe dere ikke skal begynne med i en idémyldringsfase.
Indirekte kan slike første idéer også bli med å forme hvilke idéer som kommer deretter, ettersom den første idéen i mange tilfeller rammer inn og setter ubevisste begrensninger for videre prat.

Løsning:
Først av alt må den som leder gruppearbeidet være bevisst på at idémyldingsfasen først og fremst skal være nettopp idémyldring. Innspillene bør være korte, mange og varierte. Dette må påpekes ved oppstart av arbeidet, slik at dere ikke begynner å argumentere for idéene. Når idéen som kastes ut er forstått, går dere videre på neste idé. Å sortere og diskutere idéene kommer i neste fase av arbeidet.


5. Lytte-problemet
Når ordet er fritt i en idémyldring vil mange krige om å få ordet for å bli hørt. Andre vil bruke all sin mentale kapasitet på å tenke igjennom hva de skal si, og hvordan, for å være forberedt når de får ordet.  I slike situasjoner oppstår det derfor et lytteproblem, ettersom oppmerksomheten er rettet mot å kjempe om ordet eller å tenke på hva du skal si.

Løsning:
Her bruker vi samme metode som ved færre idéer-problemet. Altså jobbe individuelt først, for så å ta idéene i felleskap. Men i tillegg gir du alle tid til å skrive ned idéene sine på en lapp før de deles i felleskapet. Dersom du som møteleder er tydelig i forkant på at alle skal få snakke, vil krigingen om ordet forsvinne og deltagerne vil lytte ettersom de har skrevet ned det de skal si senere.

Kilde: Dyer et. al (2013). Teambuilding – Proven strategies for improving team performance.