Prosessledelse

Hva er teamcoaching?

Skulle jeg komme med kun ett tips for å utvikle team, ville det være å be teamet stoppe arbeidet å spørre seg selv «hvordan er det vi jobber sammen? Hva er bra, som vi må fortsette med? Hva er lite produktivt, som vi må slutte å gjøre?»

Dette høres kanskje banalt og selvsagt ut. Men allikevel er jeg ikke i tvil om at dette er effektivt, og at det ikke gjøres ofte nok. Hvor enn jeg er sier ledere at deres organisasjon er en lærende organisasjon. Men når jeg spør direkte om hvordan denne læringen skapes, blir svaret ofte nølende.
En enkel måte å bli en mer lærende organisasjon er å stoppe opp arbeidet og ta et metablikk på hvordan dere jobber. Vi måler ofte resultater, men dessverre tar vi oss sjelden tid til å se på hva som ligger bak resultatene.

Slipe øksa

Teamcoaching er å stoppe opp å stille spørsmål om hvordan vi jobber, hvorfor vi velger å jobbe på denne måten og om det er den beste måten for å skape resultater. Dette kan gjøres av teamlederen, en i teamet eller en ekstern teamcoach.
Akkurat som en tømmerhogger fra tid til annen må slipe øksa, må teamet spørre seg hvordan de kan bli bedre, slik at de ikke jobber videre på en sløv måte. Vi bør derfor ofte slipe teamøksa!

Hva skal vi se etter? Hvilke spørsmål er gode?

Alt som er nytt er vanskelig i starten. Å stille gode spørsmål om teamarbeidet er intet unntak. Men her er noen spørsmål som kan brukes som utgangspunkt.

  1. Er vi et ekte team?
    Vet alle i teamet hvem som er i teamet? Har, eller er det lagt til rette for at, dere kan jobbe sammen over tid? Er det slik at dere er gjensidig avhengig av hverandre for å oppnå resultater sammen?
    Mer om ekte team.  

  2. Er dere et team med kraft og retning?
    Har dere tydelige og attraktive mål å jobbe mot? Har dere en felles oppfatning hva slags resultat dere sammen skal skape? Og hvilken nytte dette vil gi dere eller andre?
    Mer om team med kraft og retning.

  3. Har dere de rette personene i teamet?
    Har teamet de rette kvalifikasjonene til å løse oppgavene? Har dere et bredt nok mangfold i gruppen, slik at nye perspektiver får plass og gruppetenking forhindres?
    Mer om rette personer i teamet.

  4. Har dere strukturer som styrker teamarbeidet?
    Er oppgavene dere skal løse hensiktsmessig å løse i et team? Er teamet stort nok til å skape nok perspektiver og ikke større enn at alle bidrar og er engasjerte? Har dere kjøreregler som gjør at dere er gjensidig forpliktet til å bidra inn i oppgavene?
    Mer om strukturer som styrker teamarbeidet.

  5. Har dere et miljø som fremhever teamarbeid?
    Gis det annerkjennelse til de som hjelper andre og bidrar i teamarbeid, eller ses kun de som fronter egne resultater? Er informasjonsflyten god? Kan dere få hjelp utenfor teamet? Og er det tilstrekkelig med ressurser til å løse oppgavene på en god måte?
    Mer om miljø som fremhever teamarbeid.

Ekstern teamcoach

Det kan være vanskelig å være en del av et team, og samtidig være den som skal stille de kritiske spørsmålene og veilede teamet til bedre arbeid. Å få hjelp av en teamcoach kan derfor være nyttig.

Slik jobber jeg som teamcoach:

  1. Avklarer behov og ønsker.
    Hva er det dere ønsker å oppnå? Hvor ofte løser dere oppgaver sammen? Hvordan løser dere oppgave sammen per nå?
    Dette er noen eksempler vi ser på for å velge en fornuftig vei videre for teamutviklingsarbeidet. Avhengig av hva vi kommer frem til, vil vi ofte gå videre med en eller flere av disse tiltakene:

  2. Teamkartlegging
    De nevnte spørsmålene tidligere i teksten kan være hensiktsmessige å kartlegge. Dette kan synliggjøre hvor teamet er sterkt og på hvilke områder det bør forbedres.
    Til dette arbeidet benytter jeg Team Diagnostic Survey.
    Mer om Team Diagnostic Survey

  3. Preferanseanalyser
    Er personene i teamet nye for hverandre, eller burde dere kjenne hverandres styrker og utfordringer bedre. Da pleier jeg å foreslå å starte med en preferanseanalyse til hver person, som også gir et bilde av preferansene til teamet totalt sett.
    På denne måten blir den enkelte bedre kjent med seg selv, samtidig som de får større innsikt i hvordan de kan verdsette og ha glede av andre i teamet.
    Teamoversikten vil si mye om hva teamet er gode til å være oppmerksomme på, og hvilke typer oppgaver som ofte kan bli glemt eller nedprioritert.
    Til dette arbeidet benytter jeg Insights Discovery, som er et psykometrisk verktøy basert på Carl Jungs psykologi. Jeg har valgt dette verktøyet fordi jeg mener dette er det mest pedagogiske og fordi det kan benyttes på flere måter.
    Mer om Insights Discovery

  4. Coachingsamtaler med deg som leder
    Å ha jevnlige samtaler om hvordan du opplever å lede ditt team er en god investering. Dersom teamet har gjennomført en teamkartlegging eller en preferanseanalyserunde, kan dette være et utgangspunkt for samtalene. Ellers vil disse samtale handle om hvordan du kan utvikle ferdigheter til å coache og lede ditt team på best mulig måte. 

Vil du vite mer?

Ønsker du en samtale om hvordan du kan skape et bedre team? Da kan du booke en prat med meg her, ringe meg på 41930497 eller sende epost til kontakt@teamogledelse.no

Kilder:
Team Diagnostic Survey: https://6teamconditions.com/team-diagnostic-survey/
Insights Discovery: https://www.insights.com/products/insights-discovery/

Hvordan få gjennomført vanskelige beslutninger

Realiteten er at mange beslutninger som tas, ikke blir gjennomført.
Det kan være flere grunner til dette. Ofte er problemet at vi ikke tenker tilstrekkelig igjennom hvordan beslutningen blir mottatt. Vil de som skal utføre jobben prioritere oppgaven?

I organisasjoner hvor mye av arbeidet baseres på frivillighet blir det å skape aksept ekstra viktig. Dette fordi vi her ikke har noe pisk eller gulrot i form av belønning via lønn, eller sanksjoner når jobben ikke gjøres.
I tillegg finnes det mange gangbare og oppfinnsomme unnskyldninger, også i det lønnede arbeidslivet, for å ikke gjennomføre tiltak eller idéer du ikke selv har vært med på å beslutte.

Hvordan prioritere ut fra gjennomføringsevne og vilje?

Her går vi igjennom en enkel metode for hvordan dere vurderer viktigheten av og sannsynligheten for at et tiltak, en beslutning eller idé blir gjennomført.

Metode for å prioritere med henblikk på tid
Metode for å prioritere med henblikk på risiko

Mer om bedre beslutninger:
Hvorfor det vi bestemte ikke ble gjort?
9 uheldige beslutningslogikker
Slik skaper du gode beslutninger i ditt team
Boston Matrix

Hvordan vurdere risiko?

Av og til bør prosjekter og tiltak vurderes med henblikk på mulige negative konsekvenser.
Å minimere risiko er å se på hvor sannsynlig det er for at det som kan gå galt, faktisk kan gjøre det, og samtidig vurdere hva konsekvensen er dersom det går galt. En enkel risikovurdering trenger ikke ta mye tid, og sparer deg for fremtidige problemer.

Hvordan gjøre en risikovurdering?

Her får du en enkel metode for hvordan dere kan vurdere risiko i de tiltakene, idéene eller oppgavene dere ønsker gjennomført.

Enkel risikovurdering

Metode for å prioritere med henblikk på tid
Metode for å prioritere med henblik på gjennomføringsevne

Rette personer til teamet

Vi vet alle at det er lurt å ha personer med forskjellige perspektiver og ferdigheter i et team. Allikevel ender vi ofte opp med grupper som mangler dette mangfoldet. Hvorfor blir det sånn? Hva kan du gjøre for å få et mer spenstig team?

Hva gjør at teamsammensettingen ofte blir feil?

Her er noen elementer som gjør at et team ikke blir så godt som det burde være:

– Teamdeltagelse basert på organisasjonskart.
Mange ledere og fagansvarlige blir automatisk plassert i et team eller ledergruppe fordi de leder enheter eller avdelinger. Denne automatikken gjør at det ikke nødvendigvis er de beste folkene som blir med. I forlengelsen av dette blir ofte noen få mennesker med i mange team og ledergrupper, noe som gjør at de har liten tid og overskudd til å bidra inn i arbeidet.  

– Helgarderingsprinsippet.
Dette er en lignende variant av forrige punkt. Men i dette tilfelle tenker man at alle som kan være berørt av beslutningen, bør være representert i gruppen.
Å ta upopulære beslutninger i slike grupper blir ofte utfordrende. Dette fordi tanken om at alle skal høres og at det skal være konsensus om beslutninger ofte ligger til grunn i slike grupper.

– Alle er med uansett. 
Det er en emosjonell utfordring å kvitte seg med personer som ikke trenger å være med i arbeidet lengre, eller kvitte seg med en som ikke bidrar positivt.
Ofte er det heller ikke klargjort om det kun er hensiktsmessig at noen kun er med i starten av arbeidet eller mot slutten.

– Teamlederen kidnappes av uformelle ledere.I enkelte team kan sterke personligheter ta plass og kontrollere eller sabotere, bevisst og ubevisst, gruppens felles innsats. I slike tilfeller undergraves teamlederens muligheter til å lede arbeidet.
NB! Sterke personligheter er kun et problem når de ikke evner å være gode teamspillere.


Hvordan få teamsammensetningen riktig?

Når du har de rette folkene i teamet ditt er det fordi du har valgt personer som gir deg:

  1. Mangfold.
    Teamet ditt har medlemmer som bringer inn forskjellige perspektiver som er relevante for arbeidet dere skal gjøre.
    Det er verdt å merke seg at mangfold ikke skaper seg selv, ved at dere har en god miks i parametere som kjønn, alder, tilhørighet og etnisitet o.l.
    Mange av disse parameterne kan være til god hjelp. Men de kan også gi et falskt inntrykk av mangfold, og i verste fall kun være politisk korrekthet.
    Husk at det er de interessante perspektivene, som er relevante for å løse oppgaven, dere må få via mangfoldet. 
    Så må du passe på at gruppen ikke blir så stor, på grunn av mangfoldet, at dere blir ineffektive. De fleste studiene viser at grupper med ti eller flere personer begynner å slite med samhandlingen og engasjementet hos deltagerne.
    Jobber dere best i små eller store team?

  2. Ferdigheter.
    Du har valgt personer med relevante ferdigheter til å gjøre en god og effektiv jobb. I tillegg har de teamferdigheter, som gjøre at de samarbeider og få lirket ut de beste idéene og egenskapene i gruppen.
    Vi har ofte en tendens til å plukke folk med den rette formelle kompetansen. Men har disse ikke evnen til å jobbe godt sammen, vil fremdriften utebli.
    Å ha en eller flere med eksepsjonelt gode teamferdigheter kan være det som driver gruppen fremover.

Alex Pentlands forskning omkring høyt presterende team gir et godt bilde av hvilke ferdigheter en person med ekstremt gode teamegenskaper innehar. Pentlands forskerteam har sett på hvordan noen personer, kalt «carismatic connectors», fungerer som katalysatorer for godt teamarbeid. I forskningen fremheves noen nøkkelegenskaper hos de gode teamspillerne.

Eksepsjonelt gode teamarbeidere/Carismatic connectors:

  • Snakker like mye med alle i teamet.
  • Sikrer at alle får en mulighet til å bidra.
  • Lytter mer enn de snakker selv.
  • Er veldig aktive lyttere. Får med seg non-verbale nyanser i kommunikasjonen.
  • Kobler andre teammedlemmer med hverandre.
  • Sprer og deler ideer.
  • Søker etter og utforsker ideer utenfor teamet (uten at det går utover teamarbeidet).

Mer om Pentlands forskning finner du her

Å få personer med fagkunnskap, forskjellige perspektiver og samarbeidsferdigheter med i teamet er gull verdt! Så bruk litt ekstra tid på disse valgene neste gang dere skal sette sammen en gruppe.

Mer om dette temaet:
Hvordan analysere teamets prestasjoner?
Hvordan type team er dere?
Når er vi et team?

Kilder:
Ruth Wageman og Krister Lowe (2019): Designing, launching, and coaching teams.
https://hbr.org/2012/04/the-new-science-of-building-great-teams