Ledelse

Hvorfor teamutvikling både er vanskelig og verdifullt.

Å bruke masse tid på noe som er vanskelig å lykkes med kan virke bortkastet. Utvikling av ditt team er definitivt en slik type oppgave. Så hvorfor skal du bruke tid på dette, når det er så vanskelig?
Kort fortalt er svaret på dette at du ikke kan tillate deg å la være. Å ikke gjøre det vil skape problemer enten i morgen eller om et år.

Her er tre ting som gjør teamutvikling vrient.

1. Vi kan ikke se resultatet her og nå.

Et godt team ser, adresserer og løser problemene før de blir store, derav ordet oppstrømsarbeid. Det at god teamutvikling er forebyggende arbeid, er en av grunnene til at vi gjør for lite av det.
På den annen side har «brannslukking» den kvaliteten at det er et konkret problem, som vil være tilfredsstillende å løse her og nå. Og du kan til og med bli helten, ved at du forhindrer katastrofen i siste øyeblikk. Så gjenstår det å se om katastrofen lar seg redde.

2. Teamutvikling er så j…. komplisert!

Den andre grunnen til at vi ikke jobbe med å utvikle våre team er at det er så innmari krevende. Å jobbe med mennesker er vanskelig. Derfor ønsker vi å lage klare planer for de vi leder, som vi tror er idiotsikre. Det eneste som er idiotsikkert med en slik type plan, er at det er litt idiotisk.

Nå mener jeg ikke at vi ikke skal utarbeide planer. Men å tro at gode planer alene skaper forutsigbarhet og jevn progresjon blir feil.  Forutsetninger vil endre seg, og heldigvis evner vi mennesker å handle ut ifra egne vurderinger.

“Everyone has a plan,.. until they get punched in the face!”

– Mohammed Ali

En plan kan bli helt verdiløs dersom omgivelsene forandrer seg. Og da må vi evne å improvisere selv og finne løsninger. Og jo flere som tenker sammen, og er trygge på hverandre, desto bedre løsninger.

3. Det er så lite målbart!

«Jeg kan ikke vise til noen resultater av teamutvikling til ledelsen.» hører jeg ofte. Og ja, vi kommer dessverre ikke bort fra det faktum at dette ikke synes umiddelbart på bunnlinja.
Men over tid så vil du beholde flere av dine beste folk, og de vil få det beste ut av hverandre i en mye større grad enn tidligere.

Team som er gode jobber både med vedlikehold og optimalisering av felles ferdigheter, forståelse og metoder. På samme måte som et profesjonelt fotballag må trene styrke, utholdenhet og bedrive skadeforebygging, som er å anse som vedlikehold, trener de også på samhandling, taktiske grep og tekniske finesser som vi kan se på som optimalisering. Men optimaliseringen vil fort lide dersom ikke vedlikeholdet blir gjort, slik er det også med team i arbeidslivet.   

Problemet med å ikke kunne vise til målbar effekt umiddelbart gjelder ikke bare det å utvikle team. Gode leder vet dette, og ikke all fremgang kan måles i tall. Evalueringer må derfor ikke bare baseres på målbare resultater, men også ut ifra hvordan de ansatte opplever at oppgaver løses.
Mer om en bedre form for evaluering

Så hvorfor jobbe med utvikling av team, når det er så vanskelig?

Om du ønsker å ta sjansen på å bli en helt eller heltinne, så la vær å utvikle teamet ditt. Da vil du garantert få mange situasjoner hvor du kan redde alle i siste liten. Men om du evner det, ja det er en annen sak.

Dersom du derimot setter pris på god og jevn utvikling, og eksepsjonelt gode resultater over tid. Ja, da kommer du ikke utenom å utvikle teamet du leder.

Alternativet er brannslukning, at gode folk slutter og dårlig verdiskapning på sikt. Jobben din er å få maks ut av kombinasjonen av hodene i ditt team. Og da må du finne ut av om dere har rett kultur for samarbeid og rammer som gjør at dere bruker hverandres kompetanser og ferdighet.

Akkurat som gode leger ikke bare gir deg medisiner, men også forteller deg hva du selv kan gjøre i hverdagen for å bli bedre, jobber gode teamledere med forutsetningene som skaper resultater på sikt.

Ønsker du å måle forutsetningene for teamarbeid hos dere?


Mer om god( og dårlig) teamutvikling:

Hva er god teamutvikling?
14 ting som kan ødelegge teamutviklingen
Bok om det å jobbe forebyggende/oppstrømsarbeid

Hvordan vurdere risiko?

Av og til bør prosjekter og tiltak vurderes med henblikk på mulige negative konsekvenser.
Å minimere risiko er å se på hvor sannsynlig det er for at det som kan gå galt, faktisk kan gjøre det, og samtidig vurdere hva konsekvensen er dersom det går galt. En enkel risikovurdering trenger ikke ta mye tid, og sparer deg for fremtidige problemer.

Hvordan gjøre en risikovurdering?

Her får du en enkel metode for hvordan dere kan vurdere risiko i de tiltakene, idéene eller oppgavene dere ønsker gjennomført.

Enkel risikovurdering

Metode for å prioritere med henblikk på tid
Metode for å prioritere med henblik på gjennomføringsevne

Team med kraft og retning

Drar vi i lag får vi bedre resultater. Det høres lett ut, men det går sjelden knirkefritt. Tydelig formål er viktig for teamarbeidet. Formålet skal være lett å relatere til, og henge sammen med bedriftens overordnende målsetninger og visjon. Ideelt sett bør formålet også være retningsgivende for alle målsetningene dere har på enkeltutfordringer.
Her er noen tips om hvordan bli et team med kraft og retning.

Mangel på retning

Når det er mangel på formål som gir retning, sliter grupper på flere plan. Her er noen eksempler på utfordringer som kan oppstå:

  • Teamets arbeid får liten betydning for organisasjonens overordnende formål.
  • Sammenhengen mellom teamets mål og organisasjonens formål er svak.
  • Den enkelte ansatte opplever ikke at teamets arbeid samsvarer med deres verdier og ønsker i arbeidshverdagen.
  • Teamets formål er for enkelt å oppfylle, og utfordrer ikke den enkelte til å anstrenge seg eller videreutvikle sin kompetanse og ferdigheter.
  • Linken mellom arbeidsinnsatsen og teamets og organisasjonens resultater er svak, eller ikke til stede.
  • Når et resultat kan kalles en suksess er uklart, og ikke tilstrekkelig definert.

Hvordan mål og formål henger sammen.


Tre ting som gir et team retning og kraft.

Utfordrende formål

En feit og mett katt jakter ikke. Akkurat som katter blir vi sløve dersom vi ikke har noe å jakte etter. Et utfordrende formål er noe som gjør at vi utnytter potensialet i oss selv og i våre kollegaer. Vi må av og til stå fast, slik at vi sammen må tenke nytt. Det er slike oppgaver som gir oss glede når de løses. Og vi føler oss litt smartere enn før vi tok fatt på oppgaven.
Teamets formål må derfor hele tiden ligge i landskapet hvor det er utfordrende å komme i mål. Jo flere av våre evner som aktiveres, desto bedre.

Så må formålet også aksepteres av teammedlemmene. Et for ambisiøst mål kan virke uoppnåelig, og skape apati omkring arbeidet.Så hårete mål kan virke mot sin hensikt. Men husk, vi vil strekke oss. Ellers oppleves ikke arbeidet vårt som viktig.


Tydelig formål

Å formidle hvor vi skal, og hvordan ting vil se ut når vi kommer ditt, er viktig. Det kan være du eller dine ledere vet dette. Men når dette bildet ikke er klart hos de som skal utføre oppgavene, gir det ikke den ekstra kraften et tydelig formål skal gjøre.
Mange går dessverre i fella å tro at et tydelig formål er å ha forklart hvordan jobben skal gjøres. Dette kan i verste fall ødelegge den enkeltes følelse av autonomi, og demotivere. Det beste er å vise tydelig hva som ønskes oppnådd, og overlate oppgaveløsningen til de som skal gjøre jobben.


Formål med konsekvenser

I helsevesenet er det gjort forsking på hvordan rengjøringsarbeidere vurderer viktigheten av deres jobb. I de tilfellene der rengjørerne anså jobben sin som å skape trivsel, gode hygieniske og dermed bedre pleieforhold for pasientene, opplevdes arbeidet som å ha større viktighet enn for de som ikke opplevde denne sammenhengen. Gjennom å bidra til sykehusets overordnede formål ble stoltheten over de enkelte oppgavene større og leveransene bedre.

Å se og formidle hvordan oppgaver har konsekvenser for helheten, er en vinneroppskrift!

Når vi ser at det vi gjør i hverdagen er med på å flytte organisasjonen i riktig retning, øker motivasjonen. Men ofte ser vi dessverre ikke denne sammenhengen. Derfor er dette en sentral formidlingsjobb for ledere.

Så husk! Du må, oftere enn du tror, vise og fortelle hvordan den enkelte er med på å skape bevegelse i riktig retning for organisasjonen.

Mer om denne tematikken:

Hvordan finne ut om teamet mitt jobber godt?

Rette personer til ditt team

Når der dere et ordentlig team?

Rette personer til teamet

Vi vet alle at det er lurt å ha personer med forskjellige perspektiver og ferdigheter i et team. Allikevel ender vi ofte opp med grupper som mangler dette mangfoldet. Hvorfor blir det sånn? Hva kan du gjøre for å få et mer spenstig team?

Hva gjør at teamsammensettingen ofte blir feil?

Her er noen elementer som gjør at et team ikke blir så godt som det burde være:

– Teamdeltagelse basert på organisasjonskart.
Mange ledere og fagansvarlige blir automatisk plassert i et team eller ledergruppe fordi de leder enheter eller avdelinger. Denne automatikken gjør at det ikke nødvendigvis er de beste folkene som blir med. I forlengelsen av dette blir ofte noen få mennesker med i mange team og ledergrupper, noe som gjør at de har liten tid og overskudd til å bidra inn i arbeidet.  

– Helgarderingsprinsippet.
Dette er en lignende variant av forrige punkt. Men i dette tilfelle tenker man at alle som kan være berørt av beslutningen, bør være representert i gruppen.
Å ta upopulære beslutninger i slike grupper blir ofte utfordrende. Dette fordi tanken om at alle skal høres og at det skal være konsensus om beslutninger ofte ligger til grunn i slike grupper.

– Alle er med uansett. 
Det er en emosjonell utfordring å kvitte seg med personer som ikke trenger å være med i arbeidet lengre, eller kvitte seg med en som ikke bidrar positivt.
Ofte er det heller ikke klargjort om det kun er hensiktsmessig at noen kun er med i starten av arbeidet eller mot slutten.

– Teamlederen kidnappes av uformelle ledere.I enkelte team kan sterke personligheter ta plass og kontrollere eller sabotere, bevisst og ubevisst, gruppens felles innsats. I slike tilfeller undergraves teamlederens muligheter til å lede arbeidet.
NB! Sterke personligheter er kun et problem når de ikke evner å være gode teamspillere.


Hvordan få teamsammensetningen riktig?

Når du har de rette folkene i teamet ditt er det fordi du har valgt personer som gir deg:

  1. Mangfold.
    Teamet ditt har medlemmer som bringer inn forskjellige perspektiver som er relevante for arbeidet dere skal gjøre.
    Det er verdt å merke seg at mangfold ikke skaper seg selv, ved at dere har en god miks i parametere som kjønn, alder, tilhørighet og etnisitet o.l.
    Mange av disse parameterne kan være til god hjelp. Men de kan også gi et falskt inntrykk av mangfold, og i verste fall kun være politisk korrekthet.
    Husk at det er de interessante perspektivene, som er relevante for å løse oppgaven, dere må få via mangfoldet. 
    Så må du passe på at gruppen ikke blir så stor, på grunn av mangfoldet, at dere blir ineffektive. De fleste studiene viser at grupper med ti eller flere personer begynner å slite med samhandlingen og engasjementet hos deltagerne.
    Jobber dere best i små eller store team?

  2. Ferdigheter.
    Du har valgt personer med relevante ferdigheter til å gjøre en god og effektiv jobb. I tillegg har de teamferdigheter, som gjøre at de samarbeider og få lirket ut de beste idéene og egenskapene i gruppen.
    Vi har ofte en tendens til å plukke folk med den rette formelle kompetansen. Men har disse ikke evnen til å jobbe godt sammen, vil fremdriften utebli.
    Å ha en eller flere med eksepsjonelt gode teamferdigheter kan være det som driver gruppen fremover.

Alex Pentlands forskning omkring høyt presterende team gir et godt bilde av hvilke ferdigheter en person med ekstremt gode teamegenskaper innehar. Pentlands forskerteam har sett på hvordan noen personer, kalt «carismatic connectors», fungerer som katalysatorer for godt teamarbeid. I forskningen fremheves noen nøkkelegenskaper hos de gode teamspillerne.

Eksepsjonelt gode teamarbeidere/Carismatic connectors:

  • Snakker like mye med alle i teamet.
  • Sikrer at alle får en mulighet til å bidra.
  • Lytter mer enn de snakker selv.
  • Er veldig aktive lyttere. Får med seg non-verbale nyanser i kommunikasjonen.
  • Kobler andre teammedlemmer med hverandre.
  • Sprer og deler ideer.
  • Søker etter og utforsker ideer utenfor teamet (uten at det går utover teamarbeidet).

Mer om Pentlands forskning finner du her

Å få personer med fagkunnskap, forskjellige perspektiver og samarbeidsferdigheter med i teamet er gull verdt! Så bruk litt ekstra tid på disse valgene neste gang dere skal sette sammen en gruppe.

Mer om dette temaet:
Hvordan analysere teamets prestasjoner?
Hvordan type team er dere?
Når er vi et team?

Kilder:
Ruth Wageman og Krister Lowe (2019): Designing, launching, and coaching teams.
https://hbr.org/2012/04/the-new-science-of-building-great-teams