Ledelse

Dyrk alle, ikke bare enerne!

Team utvikler seg ofte i to retninger over tid. Vi får enten trygge team som lærer av sine feil, eller en gruppe med intern konkurranse. Konkurranse kan være fint, men ikke som en konstant tilstand.

Vi mennesker er programmert til å være en del av en gruppe. Opp gjennom tiden har det å bli utelatt i fellesskapet vært kritisk for den enkelte. Fellesskapet tok vare på hverandre når noens avlinger, jakt eller fiske ikke slo til. De eldre tok vare på barna, og de eldre ble tatt vare på av sine nærmeste.

Det å stå utenfor gruppen er i dag mindre sårbart, ettersom samfunnet tar vare på oss gjennom et offentlig helsevesen, skole og tilsvarende ordninger. Men selv om gruppen ikke lengre er så viktig som sikkerhetsnett, er ikke instinktene våre justert tilsvarende til vår samtid. Derfor kan det føles nesten som livsfarlig å ikke være en del av gruppen, og det gjør uten tvil vondt for den enkelte. Det er en av grunnene til at vi ikke kan se bort fra følelsesaspektet når vi jobber for å skape et godt team.

Lederen som relasjonsbygger

Når en gruppe mennesker er samlet vil det automatisk oppstå en kamp om posisjoner, dersom vi da ikke aktivt jobber for at det ikke skal bli slik.
Arbeidsmiljø med ledere som aktivt bygger relasjoner mellom sine ansatte, skaper et klima der alle føler seg sett og hørt. Det er når det mangler slik ledelse at vi åpner opp for uunngåelig maktkamper. Når vi er usikre på vår plass og tilhørighet i gruppen, vil vi bevisst eller ubevisst kjempe for å finne en trygg posisjon. Og den tryggeste posisjonen er å være på toppen av gruppens hierarki.
Det er derfor opp til teamlederen om det etableres et samarbeidene team, eller om arbeidsplassen blir en arena for konstant konkurranse. Dessverre er det fremdeles mange ledere som tror at intern konkurranse er den beste veien til produktivitet og resultater.
Finansverden, bare raske penger og hver mann for seg selv?

Felles retning

Et element som samler troppene er å ha en klar felles retning. Å ha følelsen av å være i «samme båt», på vei mot samme destinasjon, er gull for samhørigheten og samhandlingen.
Det er flere elementer som kan hjelpe med å skape felles retning, her er noen:

– Å ha en felles motstander (konkurrent) kan være samlende. Noe som skaper en «oss mot dem følelse».

– At dere klarer å synliggjøre alles bidrag i organisasjonen på vei mot målet. Alle fra renholdsarbeidere til øverste leder er med på å holde maskineriet og utviklingen i gang.

– Feire små og store fremskritt. Mange små seire er bedre enn en stor, ettersom det gir en jevnlig «vitamininnsprøytning» til gruppens motivasjon.
Små seire er viktig for arbeidsgleden

– Fortelle, og gjenfortelle, den gode historien om bedriften. Hvordan er praten om arbeidsplassen?
Å sutre og klage litt kan være helt ok. Men de historiene som skal få leve over tid, skal være de dere alle kan være stolte av.  
Hva er fortellingen om din arbeidsplass

Trygghet

En annen kraft som gjør at medarbeiderne bli mer opptatt av felles suksess, enn egen, er å skape psykologisk trygghet. Dette er noe mer enn å skape gjensidig tillit, som retter seg mot det å stole på at folk holder det de sier de skal gjøre.
Amy Edmondson, som blant annet har skrevet boken «The fearless organization» om dette temaet, beskriver psykologisk trygghet som:
«the belief that the team is safe for interpersonal risk taking. That one will not be punished or humiliated for speaking up with ideas, questions, concerns or mistakes. »       

Å skape psykologisk trygghet er en kulturforandring som tar tid. Det viktigste første steget på veien er at du går først. Å gå først betyr i denne sammenheng:

– Tørre å fortelle om dine, gode og mindre gode, ideer.

– Stille spørsmål. Også spørsmål som viser at du ikke forstår.

– Lufte dine bekymringer omkring oppgaver og foreslåtte løsninger.

– Fortelle om de feilene du gjør, og be om hjelp av andre for å løse utfordringene du sliter med.

Gjør du disse tingene over tid, vil andre følge etter. Husk, det kan ta tid, men det er verdt det!

Mer om psykologisk trygghet på arbeidsplassen finner du her:
Stillhetens farer
Selvransakelse med lave skuldre


Kilder:
Lisa Laskow Lahey og Robert Kegan (2016): “An everyone Culture”
Amy Edmondson (2019): “The fearless organization”

5 problemer med Brainstorming, og hva du skal gjøre istedenfor

Når dere står fast i et gammelt problem, trenger nye løsninger eller idéer, ja da er det lett å gripe til brainstorming. Men visste du at dette kan gjøre vondt verre?

Brainstorming kan være et tveegget sverd. Grunnen til dette er at det skal lite til for at intensjonen om åpen høyttenkning ender med at deltagerne lukker seg, og få nye idéer kommer opp. Her skal vi se på hvilke problemer brainstorming kan skape, og hvordan du med noen grep kan få det til å fungere etter intensjonen igjen.

1. Færre idéer-problemet
Et faktum er at en gruppesamtale skaper færre idéer enn om det samme antallet personer hadde sittet hver for seg og skrevet ned idéer. Dette er lett å glemme, og du tenker kanskje det er idégenererende i seg selv at alle hører hverandres idéer. Å tenke slik er slett ikke feil, men skal idémyldringen være riktig god må arbeidsformene plasseres i riktig rekkefølge.  

Løsning:
Skal det skapes mange idéer bør alle jobbe for seg selv først, for så å presentere dette i gruppen. Da vil den enkelte legge frem det hun eller han faktisk mener er verdt å presentere, og ikke det vedkommende kommer på i farta.


 2. Skummelt-problemet
Du er ikke alene dersom du synes det er vanskelig å ta ordet i et møte. Hvor vanskelige dette oppleves avhenger av hvor stor grad av psykologisk trygghet det finnes i gruppen.
Hvor godt kjenner dere hverandre? Har dere felles mål? Har dere jobbet sammen på denne måten før? Er du teamleder bør du tenke gjennom disse og lignende spørsmål før du velger hvordan dere skal jobbe frem nye idéer og løsninger.

Løsning:
Er du usikker på om gruppen ikke er helt trygge på hverandre kan du få de til å først tenke selv, for så å dele idéene parvis eller i små grupper på tre. Da får deltagerne varmet opp snakketøyet, kryss-sjekket om de forstått alt korrekt og kanskje fått noen innspill på hvordan idéen deres kan bli enda litt bedre før den presenteres for resten av gruppen.

3. Gratispassasjer-problemet
Deltagere i en gruppe kan bli ufrivillig eller frivillig koblet av gruppesamtalene, ved at enkeltpersoner dominerer på bekostning av andre eller at de selv velger å gjemme seg bort i mengden. Dette gjør at vi mister mangfoldet av perspektiver, noe som kanskje er den viktigste grunnen til at vi velger å jobbe sammen om oppgaver.

Løsning:
Begge løsningsforslagene til problem 1 og 2 vil hjelpe for å unngå gratispassasjerproblemet. Men viktigst av alt er å ikke ha for stor gruppe. En gylden regel er at dere ikke bør være et tosifret antall i et gruppearbeid. 7-8 personer er som oftest ideelt for å få nok perspektiver og samtidig forhindre gratispassasjerproblemet.

4. Første idé-problemet
Den første idéen som kommer opp i en idémyldring får ofte for stor oppmerksomhet, og kan være med å forme hvilke typer idéer som kommer deretter. Det er flere grunner til dette. Personen som kommer med den første idéen legger sannsynligvis frem noe som vedkommende har tenkt lenge og grundig på. Derfor blir fremlegget sterkt og overbevisende fordi det er gjennomtenkt. Kanskje det også argumenteres for at denne idéen er god. Noe dere ikke skal begynne med i en idémyldringsfase.
Indirekte kan slike første idéer også bli med å forme hvilke idéer som kommer deretter, ettersom den første idéen i mange tilfeller rammer inn og setter ubevisste begrensninger for videre prat.

Løsning:
Først av alt må den som leder gruppearbeidet være bevisst på at idémyldingsfasen først og fremst skal være nettopp idémyldring. Innspillene bør være korte, mange og varierte. Dette må påpekes ved oppstart av arbeidet, slik at dere ikke begynner å argumentere for idéene. Når idéen som kastes ut er forstått, går dere videre på neste idé. Å sortere og diskutere idéene kommer i neste fase av arbeidet.


5. Lytte-problemet
Når ordet er fritt i en idémyldring vil mange krige om å få ordet for å bli hørt. Andre vil bruke all sin mentale kapasitet på å tenke igjennom hva de skal si, og hvordan, for å være forberedt når de får ordet.  I slike situasjoner oppstår det derfor et lytteproblem, ettersom oppmerksomheten er rettet mot å kjempe om ordet eller å tenke på hva du skal si.

Løsning:
Her bruker vi samme metode som ved færre idéer-problemet. Altså jobbe individuelt først, for så å ta idéene i felleskap. Men i tillegg gir du alle tid til å skrive ned idéene sine på en lapp før de deles i felleskapet. Dersom du som møteleder er tydelig i forkant på at alle skal få snakke, vil krigingen om ordet forsvinne og deltagerne vil lytte ettersom de har skrevet ned det de skal si senere.

Kilde: Dyer et. al (2013). Teambuilding – Proven strategies for improving team performance.

Når vi tenker for likt

En romferge eksploderte, Amerikas bilindustri kollapset og flere militære operasjoner har mislykkes fordi folk ikke har turt å utfordre hverandres meninger. Dette er noen få grelle eksempler av gruppetenkningens konsekvenser. Men hva med oss selv? Vet du når du selv er offer for eller selv bedriver gruppetenking?

Hva er gruppetenkning?

Gruppetenkning er et psykologisk fenomen der mennesker i en gruppe prøver å unngå å bli sett på som mindre smarte enn de andre, eller unngår å komme på kant med de andre i gruppen. Konsekvensen av dette er at de involverte legger til side egen personlige mening, og utad sier seg enig med flertallet i gruppen. I samtalene blir ofte deltagerne stille, ettersom de lar være å uttrykke sine meninger.

Hvorfor oppstår gruppetenkning?

Det kan være mange grunner til gruppetenkning, og det er nært knyttet opp til den kulturen som er bygget over tid. Derfor kan det være vanskelig for deltagerne selv å legge merke til dette.
Her er tre vanlige grunner til at gruppetenking oppstår: 

  • Deltagerne frykter at deres innvendinger kan forstyrre gruppens harmoni.
  • Deltagerne mistenker at deres ideer kan føre til at andre deltagere vil avvise de.
  • Deltagerne er redde for å bli indirekte eller direkte straffet av lederen dersom de utrykker uenighet.

Hvordan bli oppmerksom på gruppetenkning?

Irving L. Janis, som startet forskningen på dette feltet tidlig på 1970-tallet, identifiserte forskjellige “symptomer” som indikerer at dere kan være på vei mot, eller allerede bedriver, gruppetenkning.

Symptomer på gruppetenkning:

1. Overvurdering av gruppens innflytelse og evner.
En oppfatning om at gruppen ikke kan skades får fotfeste.
Vi er altfor optimistiske, gjør ingen risikovurdering.
Vurderinger av handlinger gruppen eller enkelte i gruppen gjør uteblir.

2. Snevert tankesett.
Vi rasjonaliserer bort trusler som stiller spørsmålstegn ved gruppens eller organisasjonens antagelser.
Personer og grupper som har andre meninger enn gruppens settes i et negativt lys som svake, onde eller lite handlingsdyktige.

3. Press mot enhetlighet.
Vi sensurer eller lar være å dele meninger som går på tvers av gruppens oppfatning.
Det oppstår en illusjon om enighet. Blant annet ved at stillhet oppfattes som om man er enig med flertallet.
Det settes direkte press på de som stiller spørsmålstegn ved gruppen. De blir ofte stemplet som illojale.
Videre kan det oppstå selvutnevnte gruppemedlemmer som skjermer resten av gruppen for informasjon som går på tvers av gjeldene tankesett. 

Fordeler og ulemper med gruppetenkning

Det er ikke mange fordeler med gruppetenkning, men det som fremheves av noen er at det gjør oss i stand til å ta raske avgjørelser og at det lettere sikre gjennomføring av avtalte oppgaver.
Ulempene er flere. Den mest umiddelbare ulempen er at undertrykkelsen av individuelle meninger og fritekning kan føre til dårlig beslutningstaking og problemløsing.Videre vil gruppetenkning over tid værenegativt for arbeidsklimaet, blant annet fordi det blir belastende for den enkelte når man ikke kan uttrykke seg og være seg selv. På et organisatorisk nivå kan konsekvensen av de mange dårlige beslutningene gjøre at organisasjonen sliter med å overleve.

Hva kan du gjøre for å hjelpe teamet ditt ut av gruppetenkningen?

Å jobbe for å forhindre og minimere gruppetenkingen er ikke gjort over natta. Her er noen konkrete tips som kan hjelpe deg på veien:

  1. Gi folk tid til å komme med idéer og motforestillinger.
  2. Legg til rette for at deltagerne kan være kritiske. Verdsett kritiske innspill i plenum.
  3. Er du leder? Gi gruppemedlemmer muligheten til å uttrykke egne ideer først eller argumentere mot forslag, før du selv tar ordet.
  4. Er dere mange som jobber med samme sak, kan det være en idé å dele gruppen i flere små grupper. Da er det lettere å ta ordet og tenke høyt.
  5. Gi en person oppgaven å være «djevelens advokat». Vedkommende skal aktivt stille spørsmålstegn ved argumentasjonen, prosessen og faktaene som blir benyttet når dere jobber mot beslutninger.
  6. Nytt perspektiv. Trekk inn en som ikke er en del av gruppen for å gi innspill på det dere diskuterer eller har kommet frem til.
  7. Som leder kan du velge å ikke være til stede på hele eller deler av møtet. Dette kan endre samtalen og gi rom for at deltagerne kan snakke friere.

Kilde: Irving L. Janis. Groupthink: Psychological Studies of Policy Decisions and Fiascoes (1982)

Mer om dette temaet:
Prosessledelse er å tenke fritt og nytt omkring utfordringer.
Teamutvikling “The Obama way”

Hvorfor det vi bestemte ikke ble gjort?

Dere var enig om å igangsette en spørreundersøkelse hos deres kunder. Et halvt år senere er ingenting gjort. Hvorfor er folk så sløve og late, spør du deg kanskje? Om beslutninger dere gjør ikke blir gjennomført, trenger det ikke ha noe å gjøre med de ansattes innsats. Kanskje dere rett og slett har gjort en dårlig beslutning, slik at de ansatte ikke prioriterer oppgaven?

I denne videoen ser vi på hvorfor beslutninger ikke alltid blir til handling, og hva du kan gjøre for å skape bedre beslutninger.

Utfordring
– Vedtak blir ikke gjennomført med kvalitet eller med tilstrekkelig innsats over tid
– Mange tror at man kan vedta handlinger så blir ting gjort. Det er en start, men sjelden nok.
– Vi har ofte en beslutningslogikk vi benytter av vane, og tenker ikke på om den er hensiktsmessig

Gullformelen for gode beslutninger
E= KxA

E= Effekten av beslutningen. At ord blir til riktig og god handling
K= Kvaliteten på beslutningen
A= Aksepten hos de involverte for beslutningen

Hvordan beslutte? (K= Kvaliteten på beslutningen)
1. Vi må ha tilstrekkelig nok og god informasjon slik at de som skal beslutte føler at de forstår saken.
2. Vi må se andres perspektiver
3. Vi må velger riktig beslutningslogikk
4. Vi må gi saken nok tid
5. Vi må fordele ansvaret. Og det må som oftest deles mellom flere

Hvordan se til at beslutningen ble akseptert (A= Aksepten hos de involverte for beslutningen)
– Ble saken tilstrekkelig belyst (1, 2, 4)
– Ble folk hørt (1, 2, 4, 5)
– Føltes beslutningsprosessen god. (1-5)

Sjekkliste ved beslutninger (E=KxA)
– God nok informasjon?
– Ble andre perspektiver belyst og diskutert?
– Fikk saken nok tid?
– Valgte dere rett beslutningslogikk?
– Hvem fikk ansvaret for hva?

Lykke til med fremtidige beslutninger!

Mer om dette temaet:
Uheldige beslutningslogikker
Hvor flere perspektiver er viktig
Hvordan møte nye utfordringer
Gode teambeslutninger