Med overgangen til kontorlandskap og økt aksept for hjemmekontor, har arbeidsplasser gjennomgått radikale endringer. Kontorlandskap gir økonomiske fordeler gjennom plassbesparelse, men forskning som fremhever gevinsten på lengre sikt er vanskelig å finne. Og rådene for å jobbe i kontorlandskaper fokuserer ofte på å unngå negative aspekter, som f.eks.:
- Kom en time før på jobben, når du vet det er arbeidsro.
- Book et møterom, slik at du kan jobbe uforstyrret.
- Finn et alternativ til kontoret. Få en aksept fra din leder om at du kan jobbe fra andre steder.
- Bruk hodetelefoner. Både for å holde unna støy, og for å vise at du ikke vil bli forstyrret.
Så hva kan dere faktisk gjøre for å få mest ut av kontorlandskapet?
Her er tre faktorer som jeg mener er viktige for at de ansatte skal samhandle godt i et landskapsbasert kontor.
1. Regler for kontorlandskap
Det er de som er fast i kontorlandskapet det primært skal legges til rette for. Det er viktig å lage regler som fungerer for dere, og at disse evalueres og endres hvis de ikke fungerer. Her er noen eksempler på slike regler:
- Kontorlandskapet er primært for individuelt arbeid. Prating i et kontorlandskap vil forstyrre arbeidsflyten til de andre.
- Telefoner skal være på stillemodus.
- Send melding til andre hvis du trenger å snakke. Begynn samtalen utenfor kontorfellesskapet.
- Dersom et team jobber sammen med en oppgave, kan kontorlandskapet brukes mer fritt. Men her snakker vi om når alle tilstedeværende jobber med et klart definert felles prosjekt, hvor ideutveksling og diskusjoner er av felles interesse for alle.
Disse reglene kan virke strenge, men hvis du ønsker godt arbeid, er slike regler riktig retning å gå i. Et forskningsstudium viser at det i snitt tar 23 minutter og 15 sekunder å komme 100% tilbake til konsentrert arbeid etter en forstyrrelse. Du kan lese mer om dette her: Hvor forstyrrende er forstyrrelser? (The Muse)
2. Møteområder
Gode møterom kan gi store gevinster. Tiden dere bruker sammen er enda mer verdifull nå enn når vi alle var på samme arbeidsplass hele uken.
Her er noen tips til hvordan skape gode møteområder:
- Ingen faste bord. Bord må kunne flyttes slik at dere kan legge til rette for alle typer møter. Unngå tunge, eller fastskrudde, styremøtebord som kun kan brukes til styremøter.
- Hyggelige møterom. I hjemmekontorets og åpne landskapets tid, bør de fysiske møtene være krydderet som motiverer og inspirerer til samhandling. Sørg for at møterommet har tilstrekkelig lys og god ventilasjon. Planter, bilder og noen farger på veggen skader heller ikke.
- Whiteboard eller flippover. For presentasjoner er det ok med en PowerPoint og storskjerm. Men når det kommer til å tenke høyt om ideer, utvikle strategier eller gjøre evalueringer, styr unna skjerm og PC. Få folk opp av stolen, bort fra PC-en. Gi dem en tusj, la dem skrive stikkord og la dem tegne på store flater. Vi tilbringer nok tid ved PC-en, unngå fysiske møter som minner om nettmøter.
- Tilstrekkelig med smårom for telefonsamtaler og samtaler mellom kolleger. Dette bidrar til å skape funksjonelle kontorlandskap. Uten dette, blir småpraten og telefonene tatt i landskapet.
3. Møter med mening
Møter er alltid viktige, men enda viktigere nå som vi ikke møtes så ofte som før hjemmekontorets inntog. Hvis vi ønsker alles 100% oppmerksomhet og tilstedeværelse i et fysisk møte, må formålet med møtet være 100% klart. Ellers vil folk garantert finne legitime grunner til å be om å få delta via Teams/Zoom fra hjemmekontoret. Men hvordan får vi til fysiske møter som oppleves meningsfulle? Her er noen forslag:
- Gjør møtene til workshoper. Vanlige møter med agendaer og diskusjoner fungerer ofte like bra i nettmøter. Det kan til og med være mer effektivt. Men hvis vi skal jobbe med mer komplekse eller nye problemstillinger, bør møtene være mer som workshoper. Å innkalle til en workshop gjør også at folk intuitivt forstår at dette ikke er noe de kan delta i fra «gjemmekontoret».
- Bli bedre kjent med hverandre. Når dere møtes fysisk, bruk litt ekstra tid sammen. Dere trenger ikke å gjøre noe spesielt, men skap arenaer hvor dere også kan snakke sammen om ting som ikke er direkte jobbrelaterte. Det kan være så enkelt som å spise middag sammen. Unngå aktiviteter som noen synes er veldig morsomme, for disse aktivitetene er det garantert noen som også misliker. Gjør det enkelt, men sørg for at folk får prate om løst og fast. En arbeidsplass hvor det ikke snakkes, blir en trykkoker. Og der det snakkes, kan problemer løses før de blir store.
- Forberedelse og oppfølging. Hvis et møte har en agenda og et referat, øker verdien av møtet betydelig. Likevel er det disse to tingene det ofte slurves med, selv om alle vet at de er viktige.
Mange tror det må være visse standarder for at agendaer og referater skal være gode nok, og derfor unnlater de å lage dem. Det finnes ingen slike standarder, men mange har sterke meninger om dette. Ikke bry deg om disse meningene, finn noe som fungerer for deg. Husk, det er bedre med en enkel agenda og et enkelt referat enn ingenting i det hele tatt.
Mer om dette emnet/kilder:
Flere gode møtetips (Teamogledelse.no, tekst)
Hvordan gjøre det beste ut av åpent landskap (Høyskolen Kristiania, tekst)
Hvor forstyrrende er forstyrrelser? (The Muse, tekst)
Interessant podkast om hvordan skape mer kreative arbeidsomgivelser Creative Placemaking (Deliberate Creative Amy Climer, podkast)
Et annet perspektiv på dette emnet Office Design for Effective Teamwork & Collaboration (Fuze, tekst)