møteledelse

Prosessledelse er å tenke fritt og nytt omkring utfordringer.

ProsessarbeidHva gjør at noen grupper lykkes og andre aldri kommer seg videre? Hva er det som gjør at noen arbeidsmøter oppleves som bortkastet tid, mens andre gir deg energi og tro på videre fremdrift? Svaret ligger som oftest i hvordan arbeidsprosessen fasiliteres og ledes.

Ukentlig jobber vi sammen med andre i møter, workshops, prosjekter eller i prosesser for å skape resultater. Prosessledelse er nøkkelen til suksess i alle disse arbeidsformene, hovedsakelig fordi de hjelper oss å styre fri for «De fem skjulte teamtyvene»

Teamtyvene hindrer oss i å få til geniale løsninger på nye og gamle utfordringer. Disse tyvene passer på at vi ikke gjør noe nytt, og at vi heller «råtner på rot» enn at vi risikerer å gjøre en feil vi kan lære noe av. Kort og godt stjeler de spenningen og nyskapingen fra oss. Her er de 5 skjulte teamtyvene:

Autoritetstyven. Hvor denne tyven er tilstede er det vanskelig å være uenig med sjefen. Selv om det sies at diskusjon er ønskelig, så vet de fleste at det ikke lønner seg å være uenig med leder, og at dette kan få direkte og indirekte konsekvenser.

Kulturtyven. Gjennomgangsmelodien på arbeidsplassen er «slik gjør vi det her». Det er funnet en måte å samhandle på og løse utfordringer som det ikke er lett å utfordre. At kulturen sitter i veggene er i dette tilfellet ikke en god ting. Det antas at tidligere suksesser kan gjenskapes på samme måte som før.

Erfaringstyven. De som har vært en stund på arbeidsplassen stopper nye innspill ved å si «dette har vi prøvd før». Som oftest er ikke de nye innspillene identiske med de gamle, og konteksten og personene som kunne jobbet med innspillet ville ikke vært identiske med de som prøvde det tidligere. Det er dessverre utfordrende å argumentere mot etablerte medarbeidere som er motvillig mot noe de ikke umiddelbart har tro på.

Gruppetyven. Gruppetenking oppstår når dere er mer opptatt av å ivareta harmonien enn å finne de beste løsningene. Dere vil fort falle på løsninger alle er bekvemme med, og den korte og ufarlige gruppediskusjonen formes av dette.

Innovasjonstyven. På en slik arbeidsplass har dere ikke lært metoder og kjenner ikke til de fasiliteringsverktøyene som kan gjøre at gode idéer kan blomstre. Innovasjonstyven har her stjålet all informasjon og initiativer til å tilegne seg slik kunnskap. Dere er rett og slett ikke trent i å tenke nytt.

For å kunne arrestere disse teamtyvene trenger vi å åpne opp perspektiver, ha en diskusjon, ordne informasjonen og konkludere slik at vi skaper handling i etterkant.

Styr unna debatter og gruppetenking.
debattI en debatt møtes to parter, ikke for å finne en løsning, men for å komme best ut i etterkant. Ser du på en politisk debatt vet du at de ikke vil bli enig. Når det samme skjer i et arbeidsmøte, kan dere like gjerne avslutte møtet der og da.

GruppetenkningGruppetenking oppstår når dere ikke tør på stå i problemstillingen og stille kritiske spørsmål omkring det dere jobber med. Ved gruppetenkning ender vi opp med å gå rett fra utfordring til å finne en løsning. Den løsningen flertallet umiddelbart finner best blir valgt.

Åpne, undersøke, sortere og konkludere.
Prosessledelse er å fasilitere slik at dere innledningsvis åpner opp for flere mulige perspektiver på en problemstilling. Videre undersøker dere flere mulige løsninger og sorterer disse. Avslutningsvis vil dere lukke arbeidet ved å konkludere slik at dere har en klar formening om hva som skal gjøres og av hvem. En god prosess ser også til at evaluering blir ivaretatt underveis og i etterkant. Ved å jobbe med god prosessdesign og med gode fasiliteringsverktøy skaper dere godt forankrede løsninger og læring i egen organisasjon. Så ønsker dere å være en lærende organisasjon er prosessledelse et supert verktøy for å oppnå dette.Prosessfaser illustrasjon

 

Ønsker du mer kunnskap om hvordan du kan bli en bedre prosessledelse, da er dette kurset midt i blinken for deg.

 

Slik skaper du gode beslutninger i ditt team.

IMG_0965Å ta avgjørelser i eget team kan være vanskelig. Ofte vil noen føle at de ender opp på den tapenende siden i en sak. Slike situasjoner styrker ikke teamfølelsen. Med noen enkle grep kan dere unngå slike vinn og tap-situasjoner og samtidig skape enda bedre beslutninger.

Vi er alle opptatt av vår egen posisjon i teamet og på arbeidsplassen. Ordet posisjon er ofte forbundet med makt, men i denne sammenheng gjelder det også for de som ikke søker makt. En posisjon kan også være å bli likt, oppfattet som lojal eller ryddig. Det er rett og slett det å kunne føle at man lykkes ut i fra egne standarder. Det at vi er opptatt av egen posisjon kan gjøre oss taktiske i møte med andre. Vi har «garden» litt oppe, og dette forhindrer oss ofte i å finne de beste beslutningene.

Søk etter gode løsningsalternativer, ikke den ene riktige.
Mange søker å finne den rette løsningen på en utfordring. I en kompleks verden finnes som oftest ikke denne ene riktige løsningen. Derfor bør dere i starten på en diskusjon åpne opp for å søke flere alternative løsninger. Spesielt viktig er dette dersom dere raskt kommer i en diskusjon mellom to alternativer. Da har dere en situasjon hvor noen blir en tapende part. Slike diskusjoner oppleves av mange som en kamp om å få rett mer enn å finne best mulig beslutning. Med flere enn to alternative løsninger vil samtalene bli mer utforskende. De som tilslutt ikke vinner frem med sitt syn, vil være en av mange «tapende» parter. Dette er lettere å akseptere enn å være på den ene tapende laget.

Flere på banen, økt eierskap.
Det å søke mange alternative løsninger gjør at flere kommer på banen. Enkelte misliker å argumentere og ønsker heller å bidra for eksempel med å frembringe data som beriker beslutningsgrunnlaget. På denne måten blir også den endelige beslutningen bedre forankret i hele gruppen gjennom at flere opplever at de bidrar. Deltagerne får rett og slett en anledning til å ivareta sin posisjon og befeste sin verdi ovenfor gruppen uten å måtte «vinne» en diskusjon.

Noen vil argumenter for at en slik fremgangsmåte forlenger beslutningsprosessen. Svaret på det er ja på kort sikt, men nei på langsikt. Å ha en godt forankret beslutning skaper eierskap og fremdrift i etterkant. Raske beslutninger kan forvitre når de skal implementeres dersom eierskapet til beslutningen er svakt. Så start med å få opp mange mulige løsningsalternativer før dere starter diskusjonen.

Om vi ikke blir enige?
Mange alternativer kan gjøre det vanskeligere å finne frem til en beslutning.  Mange tenker at det ideelle er å skape konsensus om en beslutning, altså finne en løsning alle kan akseptere. Jeg mener det er to utfordringer med en slik tanke.

Den første utfordringen er at man har en tendens til å gå bort fra å søke den beste mulige løsningen, og istedenfor gå over til å finne en løsning hvor alle er like fornøyde eller misfornøyde. Den beste løsningen kan i noen tilfeller faktisk være at få eller ingen blir fornøyde.

Den andre utfordringen med konsensustanken er at den ofte forstås dithen at den skal være demokratisk. Dette kan gjøre beslutningene mer tidkrevende ved uenighet, og i noen tilfeller at beslutninger utsettes. Det som i utgangspunktet skulle skape kraft i beslutningen, nemlig at alle er enige, tapper i disse tilfellene arbeidet for energi ved at beslutningene drar ut i tid.

Tydelige beslutningsregler
Løsningen på disse to konsensusutforingene er å skape et klima for det som ofte omtales som kvalifisert konsensus. Dette betyr i praksis at man får frem mulige løsninger og diskuterer disse. Dersom det ikke blir enighet er det opp til lederen å ta en beslutning ut i fra det som har kommet frem i diskusjonen. Alternativt kan lederen overlate til den med fagansvaret på området til å ta en slik beslutning. Dersom denne beslutningsmåten er kjent for alle i teamet vil avgjørelsen sannsynligvis få full støtte. For alternativet kan bli ubesluttsomhet som gjør at dere ikke kommer videre med arbeidet.

De fleste av oss tåler å ikke få viljen vår så lenge vi føler at vi har blitt hørt og så lenge vi vet reglene og praksisen for hvordan saker besluttes. Så er dere tydelig på dette, vil dere komme frem til den beste av mange gode mulige løsningsalternativer.

Mer om beslutninger i team se her:
9 Uheldige beslutningslogikker
Hvordan tilnærme seg konflikter på arbeidsplassen

Spørsmål som skaper engasjement

Gode spørsmål

Ved å stille gode spørsmål kan du få bedre svar og økt felles eierskap til utfordringene deres står ovenfor. Her er noen tips.

 

Ønsker du flere tips om team- og ledelsesutfordringer?

Gode møter? Gratis møtelederkurs!

Nå kan du få verdifull innsikt i hvordan dere kan få bedre møter. Kurset «Møteplanleggeren» gir deg noen enkle planleggingstips som vil gjøre møtene deres effektive og produktive. Ønsker du å finne ut mer eller melde deg på så trykk her. NB! Det er helt gratis!

Hvordan få en god start på høstens arbeid?

I denne videoen viser jeg på hvordan fremtidsrettet evaluering kan bidra til å skape resultater. Sentralt i denne metoden er forskjellen mellom summativ og generativ evaluering, og hvordan dette kan benyttes for å skape bedre samhandling omkring de oppgavene dere står ovenfor.

Veiledning generativ evaluering (pdf)

 

Ønsker du Team&Ledelse sitt Nyhetsbrevet?

 

9 uheldige beslutningslogikker.

Beslutningslogikker

Vi påvirkes daglig av hvordan vi tar beslutninger. Vår beslutningslogikk kan være individuell eller skapt gjennom den organisasjonskulturen vi jobber i. Å ta beslutninger ut ifra feil logikk kan skape unødvendige problemer. Beslutningslogikker benyttes som oftest helt ubevisst, noe som gjør at det er vanskelig å se dem. Å være oppmerksom på dette fenomenet og hvordan dette påvirker oss, vil gjøre deg i stand til å fatte bedre beslutninger.

Her er noen beslutningslogikker som jeg opplever bidrar til dårlige valg:

Nytt er viktigst. Folk har en tendens til å vektlegge nyere informasjonen fremfor eldre informasjonen. I disse tilfellene kan man risikere å overse informasjon som er mer gjennomarbeidet enn hva den nye informasjonen er.

Bekreftelse på det vi allerede tror. Mange har en tendens til å søke etter, tolke og hente informasjon som bekrefter ens forhåndseksisterende tro eller hypoteser. Dette gjør at man ikke får opp nye perspektiver som kan skape gode ny løsningene.

Unngå tap. Mange foretrekker å ta beslutninger som er med å forhindre tap framfor å skaffe gevinst. Dette gjør at man sjelden tar noen sjanser, som igjen kan forhindre mulig utvikling.

Personlig erfaring. Det å basere beslutninger på personlig erfaring eller enkelthendelser skjer ofte. I slike tilfeller risikerer man å overse viktige argumenter og bevis som kan sette beslutningen i et annet lys.

Falsk kausalitet. En sammenheng mellom to ting oppleves av mange som om at den ene tingen er årsaken til den andre. Sammenheng (korrelasjon) medfører ikke nødvendigvis årsakssammenheng (kausalitet). Denne type argumenter benyttes dessverre ofte. I en livlig samtale kan det være vanskelig å høre at slike argumenter ikke «henger på greip».

Korrelasjon

xkcd.com

Sannsynlig, det samme som sant. Når noe er sannsynlig oppfattes det ofte som sant. Denne tendensen er spesielt merkbar når man ikke finner motstridende argumenter. Da er veien ofte kort til å støtte seg på det en anser som sannsynlig, og benytte dette alternativet som om det var en sannhet.

Det som er mulig er sannsynlig. Noen mennesker har en tendens til å tenke at fordi noe er mulig er det også sannsynlig. Ekstra galt kan det bli dersom man kombinerer «logikkene» i punkt 6 og 7, ved å «konkludere» med at dersom noe er mulig, så er det også en sannhet. (mulig -> sannsynlig -> sant)

Emosjoner vinner over argumenter. Ofte blir følelsesbaserte meninger utslagsgivende på bekostning av gjennomtenkte argumenter når beslutninger skal tas. Dette skjer fordi det kan være ubehagelig å diskutere mot noen som har sterke følelser omkring et tema. Å gjøre folk skuffet eller sinte er ikke trivelig, men det kan være nødvendig for å gjøre gode beslutninger.

Vi har prøvd dette før. Det at man ikke har lykkes med et tiltak tidligere betyr ikke at det ikke vil fungere nå. I disse situasjonene glemmer man å se på hva man ikke lykkes med sist og om forutsetningene nå er annerledes enn før.

Hvilke beslutningslogikker ser du brukt på din arbeidsplass?
Har du noen beslutningslogikker du ofte selv benytter?

Videre lesning om emne:
Abi Tyas Tunggal: «Mental Models and Why to Use Them»
Gabriel Weinberg: «Mental Models I Find Repeatedly Useful»

Ønsker du tips og oppdateringer om team- og ledelsesutvikling, skriv inn navn og mail nedenfor.

Hvorfor bruke gråblyanten når dere har flere farger? Skriv sammen!

Illustrasjon samskriveArbeidsprosesser må ofte dokumenteres for at de skal kunne gi gode resultater i etterkant. Dette gjøres som oftest i form av et skriftlig referat. Hva om alle var med å skrive referatet? Kan dette skape mer eierskap hos deltagerne?

Jeg har lyst til å fremheve et gratis verktøy som muliggjør det å skrive felles referat fra et møte, en arbeidsprosess eller en presentasjon. Verktøyet heter rett og slett Samskrive (http://samskrive.ndla.no/ ) og er utviklet av Digitale læremidler for videregående opplæring(NDLA).

Samskrive er nettbasert og det trengs ingen registrering i forkant. Alle som skal skrive sammen går inn på samme nettadresse, og så er dere i gang. Den enkeltes tekstbidrag blir merket med individuelle farger, slik at man kan se hvem og hvor mange som bidrar.

Eksempel Samskrive

Eksempel på et samskrivedokument

Utfordringer med Samskrive:

  • Ubehagelig å skrive noe som alle ser umiddelbart. Setningene man skriver inn i fellesdokumentet blir ofte veldig enkle og ikke alltid godt formulert. Det er viktig at man ikke legger lista for høyt språkmessig. De som skriver sammen må ha takhøyde for at det blir noen skrivefeil og dårlige formuleringer. Det som er fint med Samskrive er at andre kan rette skrivefeil og upresise formuleringer man selv ikke ser.
  • Uvant og ubehagelig å rette på andres tekster. Som pådriver for denne arbeidsformen bør man se til at alle jobber med verktøyet i samme rom første gang. På denne måten kan du hjelpe den enkelte til å komme over barrieren med å gå inn å legge til noe eller rette noe i andres tekstlinjer. Dette er en tilvenning som kan ta litt tid.
  • Uegnet når situasjonen er formell. Samskrive kan by på utfordringer når man skal utforme et formelt skriftlig resultat. Viktige saksreferater bør kanskje ikke gjøres med Samskrive. Dersom man ønsker å prøve ut Samskrive som møtereferat, er det lurt å utnevne en referent som får i oppgave å renskrive referatet i etterkant.

Fordeler med Samskrive:

  • Dele på arbeidet. Felles referat, fra f.eks. en presentasjon eller et møte, gjør at man bytter på å skrive. Dette gjør at alles ytringer kommer med og at den personen som normal sett skriver referatene i større grad kan bidra som vanlig deltager.
  • Innspill og ideer omkring temaet kan legges inn av den enkelte fortløpende.
  • Teksten kan bearbeides av alle i etterkant. Man kan fortsette å skrive omkring tematikken etter at møtet eller presentasjonen er ferdig. På denne måten kan læringsprosessen eller diskusjonen omkring tematikken bli enda bedre.
  • Rikere tekst. Teksten får flere perspektiver og nyanser enn ved et klassisk referat som utformes av kun en person.
  • Sterkere eierskap til resultatet. Når alle bidrar i teksten blir det skriftlige resultatet et produkt hvor alles bidrag kommer til syne. Dette skaper et sterkere individuelt eierskap til resultatet, som igjen skaper økt forpliktelse hos den enkelte i etterkant.
  • Det er gøy og engasjerende. Ikke undervurder magiene i å gjøre noe nytt i møter, arbeidsprosesser eller presentasjoner. Jeg har benyttet Samskrive når jeg selv har presentert og forelest. Deltagerne har da laget et felles referat av det jeg presenterer. I tillegg legger deltagerne til det de vet om tematikken, i form av egne refleksjoner eller weblinker til tematikken. Slik blir det skriftlige referatet av presentasjonen rikere på innhold enn det som kun kom frem gjennom presentasjonen.

Som en start gå inn på Samskive og bli kjent med det. Du vil finne at verktøyet er meget enkelt. Dersom ikke Samskrive faller i smak, men du synes tanken om felles referater og samskriving er god, så anbefaler jeg deg å se på https://todaysmeet.com/ som er et godt alternativ.

Her er en kort introduksjonsvideo om hvordan bruke Samskrive: http://ndla.no/node/67600

Lykke til med samskrivingen!

Ønsker du tips og oppdateringer om team- og ledelsesutvikling, skriv inn navn og mail nedenfor.