Når vi ser på en organisasjon ut i fra maskinmetaforen fokuserer vi på hvordan prosedyrer er satt sammen slik at de enkelte funksjonene er med å hjelpe andre funksjoner. Eksempelvis kan dette være at reiseregninger blir fylt ut på et skjema som er lett å fylle ut korrekt. Dette vil igjen gjøre det lett for regnskapsmedarbeideren å sende ut riktig informasjon til den som skal gjøre utbetalingen, som igjen gjør at det blir korrekt oppført på lønnslippen. I maskinmetaforen fokuseres det på lineære sammenhenger og prosedyrer, og hvor godt disse fungerer.
Kjennetegn i organisasjoner hvor maskinmetaforen står sterkt er:

• Tydelige prosedyrer, organisasjonskart, rollebeskrivelser og strukturer.
• Resultater blir målt, som oftest i tall.
• De ansatte vet hva som skal til for å gjøre det som blir oppfattet som en god jobb.
• Lederne følger opp ved å kontrollere at prosedyrer blir fulgt, og at tallfestede resultater blir nådd.

Fordelen med maskinmetaforen er at jakten på prosedyreforbedringer skaper mer effektiv produksjon. Arbeidsplasser preget av maskinmetaforen oppleves som oversiktlige og forutsigbare, og det jobbes tidseffektivt. Uventede negative overraskelser forekommer sjeldent.

Gjennom historien har denne type prosedyreforbedringer vært sentrale i den industrielle revolusjon og bidratt til økt levestandard for mange. Ledelsesteorien Lean manufacturing kan ses på som en moderne variant av maskinmetaforen, hvor også tilbakemeldinger fra de ansatte og fokus på arbeidsbelastning er sentrale elementer for å skape effektivitet.

Faren med maskintankegangen er at de menneskelige aspektene kan bli oversett, og at den enkelte kan oppleve seg selv som en produksjonsenhet og dermed føle seg fremmedgjort. Chaplinfilmen «Modern times» er et godt, men karikert, blide av baksiden av maskinmetaforen. Å gripe muligheter som oppstår plutselig vil være vanskelig i denne type miljø, ettersom det meste er regelstyrt. Det vil sjelden stilles spørsmål ved hvordan man jobber når man hele tiden følger detaljerte arbeidsprosedyrer. Uten eksperimentering er det vanskelig å se nye løsninger.  Kreativitet og innovasjon skapes ofte ved at man har frie tøyler til å skape, og at det finnes en aksept for å feile og lære av disse. I et miljø med streng regelstyring vil denne form for frihet gå imot gjeldene kultur. Så selv om disse bedriftene ofte er lønnsomme fordi de er effektive, så kan de bli akterutseilt fordi de ikke klarer å omstille seg eller ta vare på de gode mulighetene som dukker opp.

Til slutt vil jeg utfordre deg, og dine kollegaer, til å svare på noen spørsmål. Disse spørsmålene er ment som en liten sjekk på hvor opptatt dere er av «maskineriet» i egen bedriften.

• Hvordan måler dere fremskritt? Er det kun resultatmål i tall som gjelder, eller ser dere også på hvordan samhandlingen og initiativ fra enkeltpersoner er med å forbedre måten dere jobber på?
• Kjenner medarbeiderne hverandre, utover den funksjonen de har på jobben? Gjør lederne det?
• Kan dere fortelle en stolt historie om bedriften, noe dere var sammen om å få til? Kan dere si noe om hvordan dere ønsker at arbeidsplassen skal se ut om 3 år? Hva drømmer dere om å bli?

I neste bloggpost vil jeg prate om hvordan vi kan se på en organisasjon som en familie (familiemetaforen), og diskutere fordeler og ulemper med dette synet.

Del 1: Er din arbeidsplass en jungel, en familie, en maskin eller et teater? (1/5)

Kilder:
L.E.Bolman og T.E.Deal: «Nytt perspektiv på organisasjon og ledelse» (2014)
Lean manufacturing: https://en.wikipedia.org/wiki/Lean_manufacturing
Charlie Chaplin, Modern Times: https://www.youtube.com/watch?v=PxEud-DqJ64