Bruker du god tid når du forbereder dine møter? Et produktivt og godt møte skjer ikke uten gode forberedelser. Her er noen enkle tips om hvordan dette kan gjøres.

Type møte
Ønsker du et produktivt møte er det viktig at du er tydelig på hvordan resultater møtet skal skape.
Start derfor hele planleggingen med å spørre deg om hvilke typer resultater du vil sitte igjen med etter møtet. En type resultater som ofte blir nevnt er at man ønsker å få vedtatt enkeltsaker. Dette kaller vi saksresultater. Disse er viktige, men også de mest opplagte å tenke på. Møter kan brukes til mer enn å skape saksresultater. Her er noen andre resultater du kan skape gjennom møter:

• Få frem perspektiver fra flere personer, slik at nye løsninger vokser frem.
• Koble folk på hverandre slik at de samarbeider bedre.
• Informere om organisasjonens strategier, planer og verdiene.
• Samkjøre og samsnakke omkring organisasjonens visjon, retning og arbeidsmiljø.
• Faglig oppdatering gjennom å vektlegge spesifikke tema.

Hvem skal være med?
Dette spørsmålet må du jobbe med tidlig i planleggingsfasen? Er det tilstrekkelig at du informerer noen av de potensielle møtedeltagerne i etterkant, slik at de slipper fysisk å være tilstede? Er det noen møtedeltagere som kun trenger å være tilstede under enkelte saker. Kan disse sakene behandles etter hverandre slik at vedkommende ikke trenger å være tilstede på hele møtet?
Begrepet «vegg til vegg møter», hvor folks arbeidskalendere er tapetsert med møter hele uken, er et begrep jeg hører stadig oftere brukt. Jeg har også opplevd møteledere som «helgarderer» ved å innkalle alle som muligens kan ha noe å si om deler av det som skal tas opp. Å føle at man kaster bort arbeidstid på et møte er irriterende og uproduktivt. Det er viktig at du som møteleder har respekt for folks tid. Opplever folk at det blir mange uinteressante møter, kan man ikke forvente at møtedeltagerne er forberedt til de møtene der de virkelig har noe å bidra med. Så kort oppsummert, innkall de rette menneskene til møtet og la de andre slippe.

Tidsbruk
Å holde seg til avtalt tid er i teorien lett, men i praksis vanskelig. God tidsbruk kan man få til ved å planlegge og forberede hver enkelt sak. Det jeg derimot tror er det enkleste trikset er å legge inn nok tid til å avslutte møtet. Bestem deg for at du skal benytte de siste ti-femten minuttene av møtetiden til å avslutning. Avslutningen av møtet kan inneholde følgende tematikker:

• Oppsummer hvilke saker dere ikke fikk avsluttet, og hvordan dette tas videre.
  NB! Det betyr at sakene ikke skal diskuteres videre der og da, men at noen skal få ansvaret med å se videre på saken, eventuelt beslutte noe, eller at saken utsettes til neste møte.
• Dersom en spesielt viktige sak er blitt besluttet, kan det være fornuftig at møteleder gjentar hva som er besluttet og hvordan dette er tenkt gjennomført. På denne måten har deltagerne en siste sjanse til å korrigere hverandres forståelse av saken før man går hver til sitt.
• Å ha god tid på avslutningen gjør at man kan ta en runde å høre med deltagerne hvordan de synes møte var. I slike runder kommer det ofte opp ting som gjør at neste møte blir bedre. Gjør man dette fast vil gruppen sammen skape en god møtekultur ved at de korrigerer hverandres unoter og fremhever det som fungerte godt.
• Det er ikke noen krise om dere har fem minutter til overs. Mange av møtedeltagerne har sikkert andre steder de skal være. Å avslutte et møte fem minutter før gjør at folk kommer seg fra A til B uten å stresse og bli forsinket. Dette grepet setter folk pris på.

Forventninger
Dersom du forventer at alle skal være godt forberedt til møtet, se til at det er mulig. Dette kan gjøres ved at sakspapirer eller annen informasjon blir sendt ut i god tid før møtestart. Dette er spesielt viktig for å få med de som ikke er så snakkesalig. Disse personene kvier seg for å ta ordet, men tar ordet oftere dersom de har fått satt seg inn i sakene i god tid i forkant.
Videre er det lurt å si noe om forventningen til deltagerne ved oppstart av møtet. Si gjerne også noe om hvordan du tenker din rolle som møteleder skal være. Forslag til forventinger kan være at:

• En snakker av gangen
• Vi er alle fysisk og mentalt tilstede under møtet. Eventuelt be folk legge bort telefoner og pcer dersom det ikke er behov for å bruke dette i møtet.
• Uklarheter og uenigheter tas opp i møtet, og forblir i møtet.
• Alle skal lytte til andres perspektiv før vi diskuterer løsning.

Ulike saker, trenger ulik behandling
Del saker inn i informasjonsaker, vedtakssaker og diskusjonssaker. La det komme tydelig frem av den skriftlige agendaen hvordan du definerer de enkelte sakene enten som informasjon-, vedtak- eller diskusjonssaker.

Hvordan behandle saker:
Informasjonsaker blir gjennomgått for å holde deltagerne orientert om fakta de bør vite for å utføre sin jobb. Dette kan være budsjetter, regnskaper, hendelser eller vedtak som er gjort andre steder i organisasjonen. Spørsmål omkring informasjonsaker skal kun være oppklarende, slik at innholdet i informasjonen blir forstått. Som møteleder bør du ikke gi noe særlig rom for at deltagerne skal uttrykke hva de synes om informasjonssakene. Dette er stort sett bortkastet tid, da dette er fakta eller noe noen andre har besluttet.

Vedtakssaker bør legges frem slik at alle har tilstrekkelig mulighet til å ha en formening om saken. Er rette personene innkalt til møtet bør de ha en mening om saken. Dersom du som møteleder mener en sak ikke har behov for noen større diskusjon, kan du sette opp et forslag til vedtak i sakspapirene. Dette kan være tidsbesparende og gi mer tid til de sakene som krever mer diskusjon.

Diskusjonssaker er saker hvor forskjellige tema tas opp, men hvor det ikke skal gjøres beslutninger. Ved viktige fremtidige beslutninger kan det være en god idé å først behandle temaet som diskusjonssak, for så senere å gjøre dette til en vedtakssak. På denne måten får deltagerne tid til å sette seg inn i saken, få andres perspektiv og tid nok til å gjøre seg opp en mening. Diskusjonssaker kan også benyttes som en lyttepost for ledelsen eller for å jobbe frem nye idéer. Diskusjonssakene kan være viktige i det øyemed å gi en arena for folks tanker, idéer og frustrasjoner. Det at noe ikke skal besluttes der og da gjør at samtalene ofte blir noe friere i formen.

Ved å dele møtet inn i type saker vil man i større grad sikre at man benytter tiden godt. Videre bør man se til at de viktigste sakene blir behandlet først. Det er lov å begynne med sak nr. 5 selv om den ikke er først på sakslisten.

Nå har du fått noe enkle tips, prøv de ut neste gang du skal planlegge et møte. Neste bloggpost vil ta for seg hvordan du kan skape eierskap til møtet, og enkeltsakene, hos deltagerne.

Ha en god møteuke!

Ønsker du å lære mer om gode møter? Ta en titt på dette e-kurset Produktive møter