Møter kan føles meningsløse og rutinepregede. Du har selv muligheten til å gjøre møtene verdifulle og givende for alle, deg selv inkludert. Det er faktisk ikke så vanskelig.

Det er flere måter å skape merverdier ut av møter. At man skal skape merverdier for organisasjonen gjennom de beslutningene man tar er opplagt for alle. Det som ikke er like opplagt er at man også kan skape merverdier for gruppen og for enkeltindividet.

I boken «Effektive ledergrupper», av Henning Bang og Thomas N. Midelfart, ses det på hvordan man kan skape merverdier i team. Jeg har benyttet mange av disse tankene når jeg jobber med å skape produktive møter hos mine kunder og samarbeidspartnere.

Merverdier for organisasjonen skapes ved at møtet har et klart formål og at man jobber med relevante saker. Gjennom dette blir det tydelig hvilke typer beslutninger som skal tas og hvilke typer handlinger som skal igangsettes i etterkant. Merverdi for organisasjonen skapes gjennom gode saksresultater.

Merverdier for gruppen skapes gjennom å styrke samarbeidsevnen. For å få til dette mener jeg spilleregler for møtet er sentralt, og at man av og til diskuterer og reviderer disse. Gode spilleregler skaper trygghet. Som møteleder gjelder det også å ha et relasjonelt mot, slik at man ser til at alle slipper til og styrer de som dominerer møtet på bekostning av andre.

Skal man få til en god samarbeidskultur er det viktig at man klarer å ha sakskonflikter. Gode sakskonflikter skaper gode løsninger. Min erfaring er dessverre at mange sakskonflikter blir personlig. Det å jobbe med hvordan dere aksepter uenigheter uten å bli, eller ta ting, personlig er essensielt. En god gruppekultur har deltagere som tar «tap og vinn med samme sinn». Å være tydelig på at det som diskuteres i møtet forblir i møtet er også meget viktig. I motsatt fall vil enkelte reservere seg mot å si sin mening.

Som møteleder må du jobbe for at alle sier «vi ble enig om ……….», selv om ikke alle nødvendigvis var helt enig i beslutningene som ble tatt i etterkant av møtet. Klarer man å skape en slik lagånd, vil man få en arena hvor den enkelte bygger faglige og relasjonelle nettverk med hverandre. Møte blir da ikke bare et sted for å skape saksresultater, men også et kollegialt nettverk av gjensidige støttespillere.

For å skape merverdi for den enkelte i møter må alle spørre seg selv om «hvilken personlig glede eller gevinst ønsker jeg å få av å delta i disse møtene?». I neste omgang må den enkeltes svar på dette spørsmålet deles med resten av gruppen. Videre må man jevnlig diskutere hvordan vi kan få til å nå den enkeltes ønsker på dette området?

De type svar jeg ofte hører når vi gjør denne øvelsen er «jeg ønsker å bli mere kjent med de andre», «jeg ønsker å lære» eller «jeg ønsker å komme ut av møtet med ny energi». Ved å dele sine ønsker gir man indirekte en utfordring til alle de andre i møtet om å hjelpe til med å innfri disse ønskene. Det gir også møtelederen en mulighet til å justere møteformen, slik at den best treffer ønskene fra gruppen og enkeltindividene.

Kort oppsummert opplever jeg at det å stille spørsmål om egenverdien for gruppen og enkeltindividene alene er med å skape en endring i møtekulturen. Man skal kunne forvente en egenverdi utover det å skape saksresultater, og som møtedeltager skal man føle et ansvar for å hjelpe de andre med å oppnå sine individuelle merverdier.

Tilslutt vil jeg vektlegge to ting som møteleder bør være bevisst på. Møteleder kjenner sannsynligvis alle i gruppen litt bedre enn de kjenner hverandre. Benytt denne innsikten til å koble personene på hverandre både faglig og sosialt. Fremhev også viktigheten av de forskjellige perspektivene som finnes i møterommet. Gruppetenkning er en stor trussel mot å skape merverdier i møter.

Dette var siste bloggpost om produktive møter for denne gang. Har du spørsmål omkring
dette tema er det bare å ta kontakt. (per@teamogledelse.no eller mob. 41930497)

Kilde:
«Effektive Ledergrupper» (2012) Henning Bang og Thomas Nesset Midelfart.

Ønsker du å lære mer om gode møter? Ta en titt på dette e-kurset Produktive møter

Tidligere bloggposter om produktive møter.
Er dere en lærende organisasjon? Bruk møtene til å lære mer. (5:6)
Hvordan møter blir til handling. 4 enkle triks. (4:6)
4 grep som skaper engasjement og eierskap i møter (3:6)
Hvordan forberede så møter blir produktive?(2:6)
Produktive møter (1:6)