mental models

Hvorfor teamutvikling både er vanskelig og verdifullt.

Å bruke masse tid på noe som er vanskelig å lykkes med kan virke bortkastet. Utvikling av ditt team er definitivt en slik type oppgave. Så hvorfor skal du bruke tid på dette, når det er så vanskelig?
Kort fortalt er svaret på dette at du ikke kan tillate deg å la være. Å ikke gjøre det vil skape problemer enten i morgen eller om et år.

Her er tre ting som gjør teamutvikling vrient.

1. Vi kan ikke se resultatet her og nå.

Et godt team ser, adresserer og løser problemene før de blir store, derav ordet oppstrømsarbeid. Det at god teamutvikling er forebyggende arbeid, er en av grunnene til at vi gjør for lite av det.
På den annen side har «brannslukking» den kvaliteten at det er et konkret problem, som vil være tilfredsstillende å løse her og nå. Og du kan til og med bli helten, ved at du forhindrer katastrofen i siste øyeblikk. Så gjenstår det å se om katastrofen lar seg redde.

2. Teamutvikling er så j…. komplisert!

Den andre grunnen til at vi ikke jobbe med å utvikle våre team er at det er så innmari krevende. Å jobbe med mennesker er vanskelig. Derfor ønsker vi å lage klare planer for de vi leder, som vi tror er idiotsikre. Det eneste som er idiotsikkert med en slik type plan, er at det er litt idiotisk.

Nå mener jeg ikke at vi ikke skal utarbeide planer. Men å tro at gode planer alene skaper forutsigbarhet og jevn progresjon blir feil.  Forutsetninger vil endre seg, og heldigvis evner vi mennesker å handle ut ifra egne vurderinger.

“Everyone has a plan,.. until they get punched in the face!”

– Mohammed Ali

En plan kan bli helt verdiløs dersom omgivelsene forandrer seg. Og da må vi evne å improvisere selv og finne løsninger. Og jo flere som tenker sammen, og er trygge på hverandre, desto bedre løsninger.

3. Det er så lite målbart!

«Jeg kan ikke vise til noen resultater av teamutvikling til ledelsen.» hører jeg ofte. Og ja, vi kommer dessverre ikke bort fra det faktum at dette ikke synes umiddelbart på bunnlinja.
Men over tid så vil du beholde flere av dine beste folk, og de vil få det beste ut av hverandre i en mye større grad enn tidligere.

Team som er gode jobber både med vedlikehold og optimalisering av felles ferdigheter, forståelse og metoder. På samme måte som et profesjonelt fotballag må trene styrke, utholdenhet og bedrive skadeforebygging, som er å anse som vedlikehold, trener de også på samhandling, taktiske grep og tekniske finesser som vi kan se på som optimalisering. Men optimaliseringen vil fort lide dersom ikke vedlikeholdet blir gjort, slik er det også med team i arbeidslivet.   

Problemet med å ikke kunne vise til målbar effekt umiddelbart gjelder ikke bare det å utvikle team. Gode leder vet dette, og ikke all fremgang kan måles i tall. Evalueringer må derfor ikke bare baseres på målbare resultater, men også ut ifra hvordan de ansatte opplever at oppgaver løses.
Mer om en bedre form for evaluering

Så hvorfor jobbe med utvikling av team, når det er så vanskelig?

Om du ønsker å ta sjansen på å bli en helt eller heltinne, så la vær å utvikle teamet ditt. Da vil du garantert få mange situasjoner hvor du kan redde alle i siste liten. Men om du evner det, ja det er en annen sak.

Dersom du derimot setter pris på god og jevn utvikling, og eksepsjonelt gode resultater over tid. Ja, da kommer du ikke utenom å utvikle teamet du leder.

Alternativet er brannslukning, at gode folk slutter og dårlig verdiskapning på sikt. Jobben din er å få maks ut av kombinasjonen av hodene i ditt team. Og da må du finne ut av om dere har rett kultur for samarbeid og rammer som gjør at dere bruker hverandres kompetanser og ferdighet.

Akkurat som gode leger ikke bare gir deg medisiner, men også forteller deg hva du selv kan gjøre i hverdagen for å bli bedre, jobber gode teamledere med forutsetningene som skaper resultater på sikt.

Ønsker du å måle forutsetningene for teamarbeid hos dere?


Mer om god( og dårlig) teamutvikling:

Hva er god teamutvikling?
14 ting som kan ødelegge teamutviklingen
Bok om det å jobbe forebyggende/oppstrømsarbeid

Hvordan få gjennomført vanskelige beslutninger

Realiteten er at mange beslutninger som tas, ikke blir gjennomført.
Det kan være flere grunner til dette. Ofte er problemet at vi ikke tenker tilstrekkelig igjennom hvordan beslutningen blir mottatt. Vil de som skal utføre jobben prioritere oppgaven?

I organisasjoner hvor mye av arbeidet baseres på frivillighet blir det å skape aksept ekstra viktig. Dette fordi vi her ikke har noe pisk eller gulrot i form av belønning via lønn, eller sanksjoner når jobben ikke gjøres.
I tillegg finnes det mange gangbare og oppfinnsomme unnskyldninger, også i det lønnede arbeidslivet, for å ikke gjennomføre tiltak eller idéer du ikke selv har vært med på å beslutte.

Hvordan prioritere ut fra gjennomføringsevne og vilje?

Her går vi igjennom en enkel metode for hvordan dere vurderer viktigheten av og sannsynligheten for at et tiltak, en beslutning eller idé blir gjennomført.

Metode for å prioritere med henblikk på tid
Metode for å prioritere med henblikk på risiko

Mer om bedre beslutninger:
Hvorfor det vi bestemte ikke ble gjort?
9 uheldige beslutningslogikker
Slik skaper du gode beslutninger i ditt team
Boston Matrix

Hvordan vurdere risiko?

Av og til bør prosjekter og tiltak vurderes med henblikk på mulige negative konsekvenser.
Å minimere risiko er å se på hvor sannsynlig det er for at det som kan gå galt, faktisk kan gjøre det, og samtidig vurdere hva konsekvensen er dersom det går galt. En enkel risikovurdering trenger ikke ta mye tid, og sparer deg for fremtidige problemer.

Hvordan gjøre en risikovurdering?

Her får du en enkel metode for hvordan dere kan vurdere risiko i de tiltakene, idéene eller oppgavene dere ønsker gjennomført.

Enkel risikovurdering

Metode for å prioritere med henblikk på tid
Metode for å prioritere med henblik på gjennomføringsevne

Hvorfor møter vi nye utfordringer med utdaterte løsninger?

Hva er det som gjør at høyt kompetente team ender opp med dårlige beslutninger? Problemet er at beslutninger ofte gjøres på samme måte uavhengig av hvilken type utfordring man står ovenfor. Her vil vi se på hva du kan gjøre slik at dere treffer riktigere og bedre beslutninger.

Vi er slaver av vår gjeldene tankegang.
Mennesker ønsker og vil søke raske svar på problemer. Og det er jo ikke å komme bort fra at det er deilig å finne løsningen fort. Vi er derfor «programmert» til å tenke at det finnes en direkte sammenheng mellom årsak og virkning, og søker å finne løsninger som sammenfaller med dette synet. Dette kaller vi en lineær tankegang.

Ofte er det derimot slik at det kan være flere årsaker eller elementer som sammen skaper en virkning. Dette kaller vi en sirkulær tankegang.

Hvor den lineære tankegangen stammer fra logiske vitenskaper som matematikk og fysikk, hvor vi kan si hvis A så B, er den sirkulære tankegangen hentet fra vitenskaper som biologi og sosiologi hvor miljøer er i kontinuerlig endring.

Så hvilken tankegang dere skal benytte avhenger av hvilken type kontekst utfordringen dere jobber med befinner seg i.

Fra enkel til kaotisk.
Vi kan dele inn i fire forskjellige kontekster hvor utfordringer kan oppstå.

  • Enkel kontekst. Her kjenner alle beste praksis og svar. Det eksisterer egentlig ikke utfordringer her ettersom vi ser svaret med en gang.
  • Komplisert kontekst. Her står vi ovenfor store utfordringer, men tilsvarende utfordringer har vært løst før og vi vet hva som kan gjøres for å løse den. Å bygge en bro er et eksempel på en utfordring som hovedsakelig skjer i en komplisert kontekst.
  • Kompleks kontekst. I disse situasjonene står vi ovenfor utfordringer som er mer eller mindre nye og hvor det ikke kun finnes et rett svar. Å sette opp en teaterforestilling er et eksempel hvor det opereres mye i en kompleks kontekst. Her er det noen kjente rammer, som for eksempel de fysiske fasilitetene eller et manus. Allikevel er det mange faktorer som gjør dette komplekst. Skuespillerne er individer som bringer sin personlighet og sine ferdigheter inn i tolkningen av stykket, samtidig som samspillet mellom deltagerne er med å forme produktet. Et teaterstykke er ikke et sluttprodukt hvor det kan settes to streker under svaret, for deretter å si at det er slik det skal være.
  • Kaotisk kontekst. Å være i en krisesituasjon er et eksempel på en kaotisk kontekst. Det er meningsløst å lete etter et rett svar. I denne konteksten må dere lete etter det som fungerer her og nå, slik at dere får utfordringene over i en mer håndterlig kontekst.  

Beslutningsfeilen som gjøres oftest.
Den lineære tankegangen fungerer godt for utfordringer i enkle og kompliserte kontekster. I de komplekse kontekstene må vi ha inn den sirkulære tankegangen.

Jeg opplever ofte at grupper leter etter kun «den ene løsningen» når de jobber i en kompleks kontekst. Noe som gjør at de slår seg til ro med den første mulige løsningen som den ene og riktigste. Dette kan oppleves som en rask og effektiv seier, men er sjelden den beste.

Løsninger er også preget av kulturen på arbeidsplassen. Vi tenker ofte «slik har vi gjort det før, slik gjør vi det igjen», uten å spørre oss om hva som er nytt i den situasjonen utfordringen er i nå.

Evnen til å skille mellom utfordringer i kompliserte versus komplekse kontekster er ofte det som gjør om beslutninger blir riktig gode.

Her er en oversikt som kan hjelpe deg å se om dere er i en komplisert eller kompleks kontekst:

Komplisert Komplekse
Målet Som oftest klart for alle hele veien. Kan bli til underveis, endres ofte etter oppstart.
Interessenters
ønsker
Som oftest
sammenfallende.
Fremkommer ofte underveis.
Avgjørelser Logikkstyrt. Konsensusstyrt.
Resultatoppnåelse Målbart. Vanskeligere å måle, men
kan absolutt evalueres.
Arbeidsflyt Prosjektbasert. Prosessbasert.
Hva vi tror skaper resultater Beste praksis. Oppdagelser underveis og
samhandling.
Eksempler på
utfordringer
Bygge en bro. Skoleforestilling på
barneskolen.


Vi har nå sett på hvordan riktig beslutninger kan avhenge av hvilken kontekst utfordringen er i. Når du nå vet forskjellen på utfordringer i kompliserte og komplekse kontekster er du allerede på god vei. Husk at de fleste utfordringer har elementer av flere kontekster i seg.

Min utfordring til deg er at du fremover spør deg selv om hvilken kontekst en utfordring er i før du setter i gang med arbeidet. Så gjelder det å følge med å se om utfordringen går over i en ny kontekst underveis. Hvem sa at utfordringer skulle være lett!

Ønsker du å finne ut mer om beslutninger:
Beslutningslogikker
Gode beslutninger i team