Møter

Enda et møte! What´s in it for me? (6:6)

bedre-moter-demostrasjon

Møter kan føles meningsløse og rutinepregede. Du har selv muligheten til å gjøre møtene verdifulle og givende for alle, deg selv inkludert. Det er faktisk ikke så vanskelig.

Det er flere måter å skape merverdier ut av møter. At man skal skape merverdier for organisasjonen gjennom de beslutningene man tar er opplagt for alle. Det som ikke er like opplagt er at man også kan skape merverdier for gruppen og for enkeltindividet.

I boken «Effektive ledergrupper», av Henning Bang og Thomas N. Midelfart, ses det på hvordan man kan skape merverdier i team. Jeg har benyttet mange av disse tankene når jeg jobber med å skape produktive møter hos mine kunder og samarbeidspartnere.

Merverdier for organisasjonen skapes ved at møtet har et klart formål og at man jobber med relevante saker. Gjennom dette blir det tydelig hvilke typer beslutninger som skal tas og hvilke typer handlinger som skal igangsettes i etterkant. Merverdi for organisasjonen skapes gjennom gode saksresultater.

Merverdier for gruppen skapes gjennom å styrke samarbeidsevnen. For å få til dette mener jeg spilleregler for møtet er sentralt, og at man av og til diskuterer og reviderer disse. Gode spilleregler skaper trygghet. Som møteleder gjelder det også å ha et relasjonelt mot, slik at man ser til at alle slipper til og styrer de som dominerer møtet på bekostning av andre.

Skal man få til en god samarbeidskultur er det viktig at man klarer å ha sakskonflikter. Gode sakskonflikter skaper gode løsninger. Min erfaring er dessverre at mange sakskonflikter blir personlig. Det å jobbe med hvordan dere aksepter uenigheter uten å bli, eller ta ting, personlig er essensielt. En god gruppekultur har deltagere som tar «tap og vinn med samme sinn». Å være tydelig på at det som diskuteres i møtet forblir i møtet er også meget viktig. I motsatt fall vil enkelte reservere seg mot å si sin mening.

Som møteleder må du jobbe for at alle sier «vi ble enig om ……….», selv om ikke alle nødvendigvis var helt enig i beslutningene som ble tatt i etterkant av møtet. Klarer man å skape en slik lagånd, vil man få en arena hvor den enkelte bygger faglige og relasjonelle nettverk med hverandre. Møte blir da ikke bare et sted for å skape saksresultater, men også et kollegialt nettverk av gjensidige støttespillere.

For å skape merverdi for den enkelte i møter må alle spørre seg selv om «hvilken personlig glede eller gevinst ønsker jeg å få av å delta i disse møtene?». I neste omgang må den enkeltes svar på dette spørsmålet deles med resten av gruppen. Videre må man jevnlig diskutere hvordan vi kan få til å nå den enkeltes ønsker på dette området?

De type svar jeg ofte hører når vi gjør denne øvelsen er «jeg ønsker å bli mere kjent med de andre», «jeg ønsker å lære» eller «jeg ønsker å komme ut av møtet med ny energi». Ved å dele sine ønsker gir man indirekte en utfordring til alle de andre i møtet om å hjelpe til med å innfri disse ønskene. Det gir også møtelederen en mulighet til å justere møteformen, slik at den best treffer ønskene fra gruppen og enkeltindividene.

Kort oppsummert opplever jeg at det å stille spørsmål om egenverdien for gruppen og enkeltindividene alene er med å skape en endring i møtekulturen. Man skal kunne forvente en egenverdi utover det å skape saksresultater, og som møtedeltager skal man føle et ansvar for å hjelpe de andre med å oppnå sine individuelle merverdier.

Tilslutt vil jeg vektlegge to ting som møteleder bør være bevisst på. Møteleder kjenner sannsynligvis alle i gruppen litt bedre enn de kjenner hverandre. Benytt denne innsikten til å koble personene på hverandre både faglig og sosialt. Fremhev også viktigheten av de forskjellige perspektivene som finnes i møterommet. Gruppetenkning er en stor trussel mot å skape merverdier i møter.

Dette var siste bloggpost om produktive møter for denne gang. Har du spørsmål omkring
dette tema er det bare å ta kontakt. (per@teamogledelse.no eller mob. 41930497)

Kilde:
«Effektive Ledergrupper» (2012) Henning Bang og Thomas Nesset Midelfart.

Ønsker du å lære mer om gode møter? Ta en titt på dette e-kurset Produktive møter

Tidligere bloggposter om produktive møter.
Er dere en lærende organisasjon? Bruk møtene til å lære mer. (5:6)
Hvordan møter blir til handling. 4 enkle triks. (4:6)
4 grep som skaper engasjement og eierskap i møter (3:6)
Hvordan forberede så møter blir produktive?(2:6)
Produktive møter (1:6)

Er dere en lærende organisasjon? Bruk møtene til å lære mer. (5:6)

laering-i-moterI et møte sitter det mange mennesker med kunnskap som burde bli delt. Her er noen enkle tips om hvordan dere kan lære mer av hverandre når dere sitter i møter.

Lag noen prosessmål til møtet.
Læring skjer når vi er trygge på å dele kunnskap. Det å ha noen prosessmål kan gjøre at møtene blir mer produktive og lærerike.

Et prosessmål skiller seg fra resultatmål ved å se på hvordan man kom frem til resultatet istedenfor å vurdere selve resultatoppnåelsen. Et prosessmål kan for eksempel vurdere i hvilken grad dere overholdt møtereglene dere har blitt enig om, eller om alle følte at de ble tilstrekkelig hørt før beslutninger ble tatt. Gjennom dette styrkes samhandlingen, som igjen gir trygghet til å dele kunnskap.

Gi rom for at den enkelte kan dele sin kunnskap.
Sett av litt tid i møtene til at en eller flere kan dele av sin kunnskap og erfaring. Dette trenger ikke skje ved hvert møte. Slike fremlegg fungerer som gratis læring for gruppen. Den som legger frem vil bli synliggjort som en person de andre kan gå til dersom de lurer på noe omkring dette temaet. Slike fremlegg er også med å bryte opp i den monoton følelsen som det ofte forekommer når en person leder hele møtet.

Se til at det ikke er de samme personene som alltid har fremlegg. I motsatt fall kan disse fremleggene blir en arena som enkelte benytter seg til å posisjonere seg på bekostning av de andre. Vektlegg også at det å fortelle om utfordringer er god læring for alle.

Møtelederen skal også ha et metaperspektiv.
Ved å se møteprosessen utenfra, underveis i møtet, kan møtelederen justere eller stille spørsmål ved selve møteprosessen. Dette kalles å ta en metaperspektiv.  I praksis kan dette gjøres ved å stille følgende type spørsmål til møtedeltagerne:

  • Har vi sett på alle mulige alternativer før vi nå diskuterer løsningen?
  • Er det andre vi burde lyttet til før vi nå går videre?
  • Har vi tilstrekkelig forankring i organisasjonen til å vedta dette?
  • Hvem vil bli berørt av det vi diskuterer nå?

Ved å ta et slikt metaperspektiv og stille spørsmål som går litt utenom det å se på løsningsforslag, skapes det en bedre forståelse av utfordringene.  På denne måten skapes læring og bedre beslutninger, som igjen gir bedre handlinger.

Inviter inn gjester til møtet.
Er dere en organisasjon med flere enheter, få besøk fra noen fra en annen avdeling. De kan for eksempel fortelle dere om hvordan de har sine møter, hva de gjør for å motivere hverandre eller et mer spesifikt faglig tema. Dette er en ressurs som er lett tilgjengelig for mange, men som sjelden blir benyttet. I mindre organisasjoner kan man invitere inn en bekjent, og eventuelt gjengjelde denne tjenesten ved å være gjest på et av deres møter.

Evaluer møtene.
Sett av fem minutter avslutningsvis til å evaluere møtet. Spør om hva som fungerte og hva som kan blir bedre. Man kan også ta en runde rundt bordet der den enkelt sier noe om hva den lærte i møtet. En slik bevisstgjøring på slutten av møtet gjør at læringen sitter bedre.

Husk at møter ikke bare skal måles ut i fra om man kom igjennom alle sakene. Av og til bør man vurdere møtet ut i fra om deltagerne ser frem til det neste møtet. Læring kan være en faktor som bidrar til denne type motivasjon. I neste blogpost kommer jeg mer inn på dette. Her vil jeg ta for meg hvordan vi kan skape merverdier for den enkelte, gruppen og organisasjonen gjennom faste møteplasser.

Ønsker du å lære mer om gode møter? Ta en titt på dette e-kurset Produktive møter

Andre innlegg om møteledelse:
Hvordan møter blir til handling. 4 enkle triks. (4:6)
4 grep som skaper engasjement og eierskap i møter (3:6)
Hvordan forberede så møter blir produktive?(2:6)
Produktive møter (1:6)

4 grep som skaper engasjement og eierskap i møter (3:6)

dagens-motemotelederEngasjement i møter skapes gjennom at deltagerne føler eierskap til de temaene som tas opp. Eierskap skapes gjennom å få tilstrekkelig innsikt i de enkelte sakene. Her er fire enkle grep som vil gi deg mer engasjerte møtedeltagere.

Lede eller fasilitere møtet?
Eierskapet til enkeltsaker gjøres ved at man ikke bare leder møtet, men også klarer å fasilitere det. Å fasilitere betyr å «gjøre noe lettere» eller «mindre vanskelig». Kort fortalt kan vi si at dette gjøres ved å åpne opp for alle deltagernes perspektiver, og gjennom bruk av sortering- og drøftingsmetoder sammen konkludere. Dette tar ofte mer tid enn å lede et møte på en tradisjonell måte, og slik sett er det ikke å «gjøre noe lettere», men effekten på sikt er merkbar gjennom økt delaktighet og løsninger som skaper bedre resultater i etterkant.

Å lede en sak er fornuftig når noe er nytt, fasilitering fungerer dårlig i slike sammenhenger. Som møteleder vet du ofte mer om temaet enn de andre, og det er derfor naturlig at du setter deltagerne inn i saksforholdene. Fasilitering fungerer godt når alle er kjent med den aktuelle saken. Gjennom fasiliteringsmetoder skapes eierskap ettersom deltagerne i større grad blir delaktig i å skape resultatene.

Modellen nedenfor kan benyttes som en indikator på når enkeltsaker skal ledes eller fasiliteres.

fasilitere-eller-lede-moter

La deltagerne være spesialister
Som møteleder skal du styre slik at alle blir hørt og at dere holder dere tilstrekkelig til temaet. Det betyr ikke at du må lede alle saker gjennom hele møtet. Overlat forberedelsene og selve fremleggingen av noen enkeltsaker til en eller flere av deltagerne. Dette sikrer i alle fall at den eller de som legger frem føler eierskap til disse temaene. Saksfremleggerne må gjerne også komme med forslag til vedtak.

Det at ikke samme person legger frem saker gjør at det blir mere variasjon i møtet. Ved at andre legger frem enkeltsaker kan du som møteleder få anledning til å se enkeltsakene fra en annen synsvinkel. Kanskje du plukker opp noen tips gjennom å se hvordan andre gjør sine fremlegg?

I noen saker skal alle bidra
I de fleste saker kan man akseptere at «de som tier samtykker». I spesielt viktige saker hvor det er avgjørende at alle drar i samme retning i etterkant, må du få alle på banen. Du er kanskje kjent med at man tar en «runde rundt bordet» for å høre alles mening. Denne metoden har sine svakheter. Den ene svakheten er at de som er sist på runden bruker sin energi på å tenke på hva de skal si, og derfor ikke lytter på de som prater før. Den andre svakheten er at det er vanskelig å starte å si noe dersom man ikke er helt trygg på temaet.

Her er to fasiliteringsgrep du kan gjøre istedenfor «runden rundt bordet»:

  • La de som vil prate først slippe til først, men spør alle etter hvert. På denne måten vil de som er trygge omkring temaet prate først, og gi de som ikke er så trygge et tydeligere bilde av saken.
  • Individuelt og så parvis, før dere sier noe i plenum. I denne metoden tenker den enkelte hver for seg først, for så å legge frem hva de tenker ovenfor en annen person. På denne måten får du kryssjekket om du har forstått temaet riktig, og du får en annens perspektiv før du selv sier noe i plenum. Ved bruk av denne metoden vil jeg anbefaler at du som møteleder ikke tar runden rundt brodet, men at du spør alle, en og en, i tilfeldig rekkefølge.

Tenk høyt og gjør det selv!
I enkelte saker ønsker du som møteleder at deltagerne bidrar med idéer for å skape nye løsninger. Høyttenkning, som slike prosesser krever, er vrient for enkelte. I slike situasjoner er mange redde for å tape ansikt og dumme seg ut. Din oppgave som møteleder blir å gå foran som et «godt» eksempel. Dette gjør du ved å ikke bare si at du ønsker høyttenkning, men å selv gjøre det. Det mest effektive du kan gjøre er å komme med en idé eller to som kanskje ikke er så gode slik at du viser at det er rom for å «hive ut hva som helst».

Du bør også rose bidragene som kommer. Det går for eksempel an å si at det er «slike typer innspill du ønsker», selv om ikke innholdet i det som ble sagt var like verdifullt.

Så da er det bare å prøve disse møtetipsene selv. Gi meg gjerne tilbakemelding, via kommentarfeltet eller epost, hvordan møteledelsesgrepene fungerer for deg.

Godt møte!

Ønsker du å lære mer om gode møter? Ta en titt på dette e-kurset Produktive møter

Gode kilder om fasilitering:
–  Anerkendende procesøvelser.(Bjerring) Danske bok som har «alt», teori og praktiske tips.
Game Storming. (Gray, Brown og Macanufo) Engelsk bok som også har det meste.

Tidligere blogtekster om møteledelse:
Hvordan forberede så møter blir produktive?(2:6)
Produktive møter (1:6)

Hvordan forberede så møter blir produktive?(2:6)

moteforberedelser

Bruker du god tid når du forbereder dine møter? Et produktivt og godt møte skjer ikke uten gode forberedelser. Her er noen enkle tips om hvordan dette kan gjøres.

Type møte
Ønsker du et produktivt møte er det viktig at du er tydelig på hvordan resultater møtet skal skape.
Start derfor hele planleggingen med å spørre deg om hvilke typer resultater du vil sitte igjen med etter møtet. En type resultater som ofte blir nevnt er at man ønsker å få vedtatt enkeltsaker. Dette kaller vi saksresultater. Disse er viktige, men også de mest opplagte å tenke på. Møter kan brukes til mer enn å skape saksresultater. Her er noen andre resultater du kan skape gjennom møter:

  • Få frem perspektiver fra flere personer, slik at nye løsninger vokser frem.
  • Koble folk på hverandre slik at de samarbeider bedre.
  • Informere om organisasjonens strategier, planer og verdiene.
  • Samkjøre og samsnakke omkring organisasjonens visjon, retning og arbeidsmiljø.
  • Faglig oppdatering gjennom å vektlegge spesifikke tema.

Hvem skal være med?
Dette spørsmålet må du jobbe med tidlig i planleggingsfasen? Er det tilstrekkelig at du informerer noen av de potensielle møtedeltagerne i etterkant, slik at de slipper fysisk å være tilstede? Er det noen møtedeltagere som kun trenger å være tilstede under enkelte saker. Kan disse sakene behandles etter hverandre slik at vedkommende ikke trenger å være tilstede på hele møtet?
Begrepet «vegg til vegg møter», hvor folks arbeidskalendere er tapetsert med møter hele uken, er et begrep jeg hører stadig oftere brukt. Jeg har også opplevd møteledere som «helgarderer» ved å innkalle alle som muligens kan ha noe å si om deler av det som skal tas opp. Å føle at man kaster bort arbeidstid på et møte er irriterende og uproduktivt. Det er viktig at du som møteleder har respekt for folks tid. Opplever folk at det blir mange uinteressante møter, kan man ikke forvente at møtedeltagerne er forberedt til de møtene der de virkelig har noe å bidra med. Så kort oppsummert, innkall de rette menneskene til møtet og la de andre slippe.

Tidsbruk
Å holde seg til avtalt tid er i teorien lett, men i praksis vanskelig. God tidsbruk kan man få til ved å planlegge og forberede hver enkelt sak. Det jeg derimot tror er det enkleste trikset er å legge inn nok tid til å avslutte møtet. Bestem deg for at du skal benytte de siste ti-femten minuttene av møtetiden til å avslutning. Avslutningen av møtet kan inneholde følgende tematikker:

  • Oppsummer hvilke saker dere ikke fikk avsluttet, og hvordan dette tas videre.
    NB! Det betyr at sakene ikke skal diskuteres videre der og da, men at noen skal få ansvaret med å se videre på saken, eventuelt beslutte noe, eller at saken utsettes til neste møte.
  • Dersom en spesielt viktige sak er blitt besluttet, kan det være fornuftig at møteleder gjentar hva som er besluttet og hvordan dette er tenkt gjennomført. På denne måten har deltagerne en siste sjanse til å korrigere hverandres forståelse av saken før man går hver til sitt.
  • Å ha god tid på avslutningen gjør at man kan ta en runde å høre med deltagerne hvordan de synes møte var. I slike runder kommer det ofte opp ting som gjør at neste møte blir bedre. Gjør man dette fast vil gruppen sammen skape en god møtekultur ved at de korrigerer hverandres unoter og fremhever det som fungerte godt.
  • Det er ikke noen krise om dere har fem minutter til overs. Mange av møtedeltagerne har sikkert andre steder de skal være. Å avslutte et møte fem minutter før gjør at folk kommer seg fra A til B uten å stresse og bli forsinket. Dette grepet setter folk pris på.

Forventninger
Dersom du forventer at alle skal være godt forberedt til møtet, se til at det er mulig. Dette kan gjøres ved at sakspapirer eller annen informasjon blir sendt ut i god tid før møtestart. Dette er spesielt viktig for å få med de som ikke er så snakkesalig. Disse personene kvier seg for å ta ordet, men tar ordet oftere dersom de har fått satt seg inn i sakene i god tid i forkant.
Videre er det lurt å si noe om forventningen til deltagerne ved oppstart av møtet. Si gjerne også noe om hvordan du tenker din rolle som møteleder skal være. Forslag til forventinger kan være at:

  • En snakker av gangen
  • Vi er alle fysisk og mentalt tilstede under møtet. Eventuelt be folk legge bort telefoner og pcer dersom det ikke er behov for å bruke dette i møtet.
  • Uklarheter og uenigheter tas opp i møtet, og forblir i møtet.
  • Alle skal lytte til andres perspektiv før vi diskuterer løsning.

Ulike saker, trenger ulik behandling
Del saker inn i informasjonsaker, vedtakssaker og diskusjonssaker. La det komme tydelig frem av den skriftlige agendaen hvordan du definerer de enkelte sakene enten som informasjon-, vedtak- eller diskusjonssaker.

Hvordan behandle saker:
Informasjonsaker blir gjennomgått for å holde deltagerne orientert om fakta de bør vite for å utføre sin jobb. Dette kan være budsjetter, regnskaper, hendelser eller vedtak som er gjort andre steder i organisasjonen. Spørsmål omkring informasjonsaker skal kun være oppklarende, slik at innholdet i informasjonen blir forstått. Som møteleder bør du ikke gi noe særlig rom for at deltagerne skal uttrykke hva de synes om informasjonssakene. Dette er stort sett bortkastet tid, da dette er fakta eller noe noen andre har besluttet.

Vedtakssaker bør legges frem slik at alle har tilstrekkelig mulighet til å ha en formening om saken. Er rette personene innkalt til møtet bør de ha en mening om saken. Dersom du som møteleder mener en sak ikke har behov for noen større diskusjon, kan du sette opp et forslag til vedtak i sakspapirene. Dette kan være tidsbesparende og gi mer tid til de sakene som krever mer diskusjon.

Diskusjonssaker er saker hvor forskjellige tema tas opp, men hvor det ikke skal gjøres beslutninger. Ved viktige fremtidige beslutninger kan det være en god idé å først behandle temaet som diskusjonssak, for så senere å gjøre dette til en vedtakssak. På denne måten får deltagerne tid til å sette seg inn i saken, få andres perspektiv og tid nok til å gjøre seg opp en mening. Diskusjonssaker kan også benyttes som en lyttepost for ledelsen eller for å jobbe frem nye idéer. Diskusjonssakene kan være viktige i det øyemed å gi en arena for folks tanker, idéer og frustrasjoner. Det at noe ikke skal besluttes der og da gjør at samtalene ofte blir noe friere i formen.

Ved å dele møtet inn i type saker vil man i større grad sikre at man benytter tiden godt. Videre bør man se til at de viktigste sakene blir behandlet først. Det er lov å begynne med sak nr. 5 selv om den ikke er først på sakslisten.

Nå har du fått noe enkle tips, prøv de ut neste gang du skal planlegge et møte. Neste bloggpost vil ta for seg hvordan du kan skape eierskap til møtet, og enkeltsakene, hos deltagerne.

Ha en god møteuke!

Ønsker du å lære mer om gode møter? Ta en titt på dette e-kurset Produktive møter

Produktive møter (1:6)

Møde med medarbejdere

Foto: Yadid Levy / Norden.org

Alle har vi et forhold til møter og mange bruker mye tid på disse. Noen møter er gode og andre dårlige. Hva om alle møter var gode og produktive? Tenk om møtene ga deg ny energi og at de ga dere nye og bedre løsninger.

Produktive møter kan alle få til. Gjennom de neste fem ukene skal jeg gi deg noen tips om hvordan du kan skape effektive møter. Disse tipsene vil i tillegg til å gi dere gode saksresultater også gi merverdier som bedre samspill innad i gruppen og større læringsutveksling dere imellom.

Neste uke vil jeg ta for meg «Hvordan forberede så møtet blir produktivt?»
Andre uke: «Hvordan skape eierskap hos møtedeltagerne?»
Tredje uke: «Hvordan kan vi skape handlingsforpliktelse i etterkant av møtet?»
Fjerde uke: «Hvordan skape læring i møter?»
Femte uke: «Hvordan skape merverdier for alle gjennom møter?»

Gjennom noen enkle grep kan jeg garantere at dine møter vil få bedre resultater, bli morsommere og mer lærerike. Å ha produktive møter er et av de mest effektive teamutviklingstiltakene du kan gjøre. Har dere gode møter, så skaper dere en bedre teamkultur.

Dersom det er noen utfordringer innen møteledelse du lurer på så er det flott om du sender meg noen linjer, enten i kommentarfeltet nedenfor eller på mail, så skal jeg svare på spørsmålene og utdype utfordringene gjennom de kommende bloggpostene.

Ha en god møteuke!

Ønsker du å lære mer om gode møter? Ta en titt på dette e-kurset Produktive møter