Team

Hvordan prioritere når alt haster?

I en travel hverdag er det vanskelig å se hva som er viktigere enn det som haster. At andre venter på at du skal gjøre noe ferdig, for at de selv skal få jobbet videre, gjør at hastesaker ofte får høyeste prioritet. Men er det alltid slik at det som haster er det vi skal prioritere?

Det som haster prater alltid med utestemme. Derimot når noe er viktig, kan stemmen være både mild og mindre insisterende. Derfor forsvinner ofte det viktige på bekostning av det som haster.

Her og nå kan det kjennes riktig å gjøre unna det som haster, men på sikt vil det viktige arbeidet være det som gir resultater.

Hvordan prioritere riktig?

Så hvordan finner du ut av prioriteringene?
En god og velprøvd metode, som jeg selv bruker hver dag, er «the Eisenhower Matrix».

Om den amerikanske presidenten Dwight D. Eisenhower faktisk var mannen bak denne matrisen er uklart. Han skal iallfall ha vært en tidseffektiv fyr, og er kjent for sitatet:

“The most urgent decisions are rarely the most important ones”

Hovedtanken med matrisen er å prioritere oppgaver ut fra et enkelt sett med kriterier før du setter i gang. Her er en kort video hvor jeg prioriterer ved hjelp av matrisen:

En gjennomgang av hvordan du prioriterer basert på tiden du har til rådighet

Metoden starter ved at du stiller deg selv følgende to spørsmål:

1. – Er oppgaven viktig?

2. – Haster det å få gjort den?

Du vil da få fire type svar:

  1. Oppgaven er lite viktig og haster ikke
  2. Oppgaven er lite viktig og haster
  3. Oppgaven er viktig og haster ikke
  4. Oppgaven er viktig og haster

NB! Finn en klar definisjon på hva du mener er en hasteoppgave. For min egen del har jeg landet på at det må gjøres i løpet av dagen.

Oppgavene kan du så skrive inn på et ark/dokument som har et 2×2 rutematrise.

 Haster ikkeHaster
Viktig        
Mindre viktig 
   
     


Start dagen med å prioritere

For å få vurdert oppgavene best mulig, bør du gjøre dette som første ting når arbeidsdagen starter. Dette så du ikke blir forstyrret av noe annet, eller andre, som gjør at du plutselig er i gang med arbeid før du har prioritert oppgaver. Med andre ord, dette må gjøres før første møtet og før du åpner e-posten. Alternativt kan du også lage oppgavematrisen for neste dag før du går fra jobb.

Hvordan jobbe med oppgavene

Viktig/haster-oppgaver prioriteres først og gjøres nå.
Viktige/haster ikke-oppgaver setter du en bestemt dag hvor du skal jobbe med dette. Og da gjerne minst en dag før den hører hjemme i hastekategorien.
Mindre viktig/haster ikke-oppgavene lar du bare ligge, for så å gjøre de senere eller ikke i det hele tatt.
Mindre viktige og haster-oppgavene er ofte vriene å få løst. Her er ofte det beste å delegere til andre eller spørre andre om de kan hjelpe deg med dette.

 Haster ikkeHaster
Viktig  «Bestem hvilken dag du gjør dette»      «Gjør dette nå (i dag)»
Mindre viktig 
«Gjør dette senere?»

 
   «Kan du delegere/få hjelp til dette av andre?»  

Småoppgaver

Jeg har selv satt inn en ekstra rad i matrisen som heter 10-minutters oppgaver. Her samler jeg opp oppgaver som bare tar 10 minutter. Har jeg 4-5 viktige 10-minutters oppgaver setter jeg av en time til å få de unna, så slipper jeg å bli avbrutt av småoppgaver innimellom arbeidet som krever konsentrasjon. Disse oppgavene er ikke alltid nødvendige å skille på viktighet, dersom du uansett samler de opp og får de unna.

Her er et eksempel på hvordan matrisen ser ut med 10 minutters raden satt inn.

 Haster ikkeHaster
10min– Godkjenne betalinger i nettbanken– Mva rapport
– Avbestille tannlege
Viktig– Ferdigstille rapport om ……
– Vurdere muligheten for å ……    
– Skrive tilbud til Røde Kors
– Ringe Anne om morgendagens møte
Mindre viktig– Sjekke om det er mulig å bytte genseren jeg kjøpte.
   
 – Kjøpe wienerbrød til møtet kl. 12.00    

Test matrisen selv

Du kan prøve ut metoden ved å laste ned en matrise nedenfor (skriv gjerne ut i A3 format).

Metoden er superenkel, og jeg kan garantere deg at du vil få gjort unna mye mer av det arbeidet som faktisk teller.

Ha en resultatgivende dag!

Team med kraft og retning

Drar vi i lag får vi bedre resultater. Det høres lett ut, men det går sjelden knirkefritt. Tydelig formål er viktig for teamarbeidet. Formålet skal være lett å relatere til, og henge sammen med bedriftens overordnende målsetninger og visjon. Ideelt sett bør formålet også være retningsgivende for alle målsetningene dere har på enkeltutfordringer.
Her er noen tips om hvordan bli et team med kraft og retning.

Mangel på retning

Når det er mangel på formål som gir retning, sliter grupper på flere plan. Her er noen eksempler på utfordringer som kan oppstå:

  • Teamets arbeid får liten betydning for organisasjonens overordnende formål.
  • Sammenhengen mellom teamets mål og organisasjonens formål er svak.
  • Den enkelte ansatte opplever ikke at teamets arbeid samsvarer med deres verdier og ønsker i arbeidshverdagen.
  • Teamets formål er for enkelt å oppfylle, og utfordrer ikke den enkelte til å anstrenge seg eller videreutvikle sin kompetanse og ferdigheter.
  • Linken mellom arbeidsinnsatsen og teamets og organisasjonens resultater er svak, eller ikke til stede.
  • Når et resultat kan kalles en suksess er uklart, og ikke tilstrekkelig definert.

Hvordan mål og formål henger sammen.


Tre ting som gir et team retning og kraft.

Utfordrende formål

En feit og mett katt jakter ikke. Akkurat som katter blir vi sløve dersom vi ikke har noe å jakte etter. Et utfordrende formål er noe som gjør at vi utnytter potensialet i oss selv og i våre kollegaer. Vi må av og til stå fast, slik at vi sammen må tenke nytt. Det er slike oppgaver som gir oss glede når de løses. Og vi føler oss litt smartere enn før vi tok fatt på oppgaven.
Teamets formål må derfor hele tiden ligge i landskapet hvor det er utfordrende å komme i mål. Jo flere av våre evner som aktiveres, desto bedre.

Så må formålet også aksepteres av teammedlemmene. Et for ambisiøst mål kan virke uoppnåelig, og skape apati omkring arbeidet.Så hårete mål kan virke mot sin hensikt. Men husk, vi vil strekke oss. Ellers oppleves ikke arbeidet vårt som viktig.


Tydelig formål

Å formidle hvor vi skal, og hvordan ting vil se ut når vi kommer ditt, er viktig. Det kan være du eller dine ledere vet dette. Men når dette bildet ikke er klart hos de som skal utføre oppgavene, gir det ikke den ekstra kraften et tydelig formål skal gjøre.
Mange går dessverre i fella å tro at et tydelig formål er å ha forklart hvordan jobben skal gjøres. Dette kan i verste fall ødelegge den enkeltes følelse av autonomi, og demotivere. Det beste er å vise tydelig hva som ønskes oppnådd, og overlate oppgaveløsningen til de som skal gjøre jobben.


Formål med konsekvenser

I helsevesenet er det gjort forsking på hvordan rengjøringsarbeidere vurderer viktigheten av deres jobb. I de tilfellene der rengjørerne anså jobben sin som å skape trivsel, gode hygieniske og dermed bedre pleieforhold for pasientene, opplevdes arbeidet som å ha større viktighet enn for de som ikke opplevde denne sammenhengen. Gjennom å bidra til sykehusets overordnede formål ble stoltheten over de enkelte oppgavene større og leveransene bedre.

Å se og formidle hvordan oppgaver har konsekvenser for helheten, er en vinneroppskrift!

Når vi ser at det vi gjør i hverdagen er med på å flytte organisasjonen i riktig retning, øker motivasjonen. Men ofte ser vi dessverre ikke denne sammenhengen. Derfor er dette en sentral formidlingsjobb for ledere.

Så husk! Du må, oftere enn du tror, vise og fortelle hvordan den enkelte er med på å skape bevegelse i riktig retning for organisasjonen.

Mer om denne tematikken:

Hvordan finne ut om teamet mitt jobber godt?

Rette personer til ditt team

Når der dere et ordentlig team?